发票规范化管理新选择：合思档案解决方案

在数字化浪潮的推动下，数电票时代正以不可阻挡之势来临。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于存储，而且占用空间大。同时，档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有效支持。财务人员则被庞大的档案数据量所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配核对确认，工作效率低下。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存上交流程繁琐，给他们的工作带来了极大的不便。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。

合思档案解决方案：多场景的智慧之选

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的发票规范化管理提供了有力支持。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，这对于发票规范化管理至关重要。

合思档案功能：全方位的档案管理利器

• 多源采集：多元汇聚精准高效
  多源采集实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保发票等各类会计资料的全面采集，为发票规范化管理奠定基础。

• 智能制档：自动匹配高效整合
  智能制档实现电子凭证数据自动匹配组装。通过规则引擎，自动组装会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还具备字段映射功能，让查询更便捷，使得发票与相关凭证等能够准确关联，提高发票管理的准确性和效率。

• 档案管理：灵活适配精准管控
  档案管理支持多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，保障发票等档案的安全有序管理。

• 档案应用：融合互通高效查询
  档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，方便企业对发票等档案进行高效利用。

合思档案核心亮点：合规降本数据增值

• 合规性保障：紧跟政策严格把关
  在合规性方面，合思档案满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，符合《文书类电子档案检测一般要求》等相关规定。同时，合思优势的业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，确保发票管理符合法规要求。

• 降本增效显著：节约成本提升效率
  合思档案降本增效显著，能节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%。彻底告别传统手工归档，档案不打印，减少企业在纸质凭证输出耗材、存储空间等方面的成本，提高了发票管理等档案管理工作的整体效率。

• 数据价值挖掘：激活数据驱动决策
  合思档案让数据“活起来”，实现从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。通过对发票等档案数据的有效利用，为企业决策提供有力支持。

• 强大连接与迭代能力：适应变化广泛采集
  合思档案具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，100%自动归档，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。还拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化，为发票规范化管理提供稳定可靠的支持。

合思档案角色价值：助力不同角色高效工作

• 为CEO/高管：沉淀资产决策护航
  对于CEO/高管，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在发票规范化管理方面为企业高层提供全面支持。

• 为归档员/财务：提升效率轻松管理
  对于归档员/财务，可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让发票管理等工作更加轻松高效。

• 为外部审计：在线审计便捷高效
  对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为发票等档案的审计工作提供了极大的便利。

合思档案典型场景：贴合实际解决问题

• 报销业务场景：关联匹配合规保障
  在报销业务场景中，证据链完整性解决方案会对报销业务涉及的发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节进行档案关联规则梳理，将发票、报销单、回单、凭证等归档数据清单进行关联匹配，确保涉及报销的业务包含发票，凭证与发票关联金额相符等，保障财务合规，确保发票在报销环节的规范化管理。

• 档案调阅场景：多维查询便捷高效
  档案调阅场景下，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，不同角色如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的调阅方式和权限，方便对发票等档案进行快速调阅。

• 数电票管理场景：全流程自动化处理
  数电票管理场景中，数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取，完成验签、验真、解析等操作，实现全流程闭环管理，为发票的数字化管理提供了高效解决方案。

• 实物档案管理场景：纸电关联精准定位
  实物档案管理场景，实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，服务单套制管理，确保发票等实物档案的有序管理。

合思档案成功案例：实践验证卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如数据加载快、关联匹配时间短、凭证与单据关联次数多等，在发票规范化管理等方面取得了显著成效。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，在整理匹配效率、存储空间成本、纸张打印成本等方面都有明显改善，发票管理也更加规范高效。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案管理流程繁琐、数据未有效整理利用、检索效率低、纸质档案易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案。管理成效显著，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，大幅节省了装订匹配耗时、利用耗时、打印成本和空间成本，有效提升了发票规范化管理水平。

中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，发票管理也更加有序。

合思档案市场定位与优势：领先之选独具特色

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

其差异化优势在于提供领先的单套制解决方案及六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收。同时，具备强大的技术能力，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，为企业的发票规范化管理提供了独特的优势。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效，挖掘财务档案数据价值，提升管理效率。在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业全面数字化进程中发挥重要作用，帮助企业实现业财融合，提升竞争力。

如果您希望开启高效、合规的电子会计档案管理之旅，不妨选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式了解更多信息，还能免费试用，体验合思档案为发票规范化管理等带来的卓越效果。