合思档案：开启低碳办公新征程，引领财务数智化转型

在数字化浪潮风起云涌的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标已然明确，企业财务档案管理不得不直面这一全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

与此同时，纸电混合时代的企业，不同角色也面临着各自的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员需处理海量档案数据，整理耗时，还得手动逐一匹配核对；业务人员则被报销纸质票据的繁琐流程所困扰。而且，纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还有高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用，更有高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。

在这样的背景下，合思档案产品应运而生，为企业提供了低碳办公解决方案，助力企业解决财务档案管理难题。

合思档案：财务数智化领域的璀璨之星

北京合思信息技术有限公司成立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，在财务数智化领域崭露头角。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的财务档案管理提供了全面而高效的低碳办公解决方案。

核心功能：打造智慧档案管理新典范

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这种灵活多样的采集方式，确保了企业各种来源的财务档案数据都能高效汇聚，是企业实现低碳办公解决方案的重要基础。

• 智能制档：高效精准的档案构建利器
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为企业提供了高效、精准的档案构建低碳办公解决方案。

• 档案管理：精细管控的安全屏障
  档案管理方面，合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些精细的管理功能，为企业的财务档案安全提供了坚实的保障，是企业实现低碳办公解决方案的重要支撑。

• 档案应用：数据价值的挖掘引擎
  档案应用方面，合思档案多维检索满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。可视化盘点档案数据，实现档案数据资产化。档案借阅服务，借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，有静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等功能。通过这些丰富的应用功能，合思档案帮助企业挖掘财务档案数据的价值，是企业实现低碳办公解决方案的强大引擎。

优势凸显：对比传统，彰显卓越价值

• 降本增效：成本节约的高效之道
  与传统纸质档案管理方式相比，合思档案在降本增效方面表现卓越。它可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%。企业使用合思档案后，装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本等都大幅降低。例如，某企业装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，打印成本从180000元/年降至30000元/年。这种显著的成本节约和效率提升，为企业提供了极具吸引力的低碳办公解决方案。

• 合规性强：政策遵循的可靠保障
  合思档案合规性强，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，实现“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用，满足国家相关政策要求。比如满足国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，支持电子会计档案合规化管理。在合规要求日益严格的今天，合思档案为企业提供了可靠的低碳办公解决方案，确保企业财务档案管理符合政策法规。

• 数据利用高效：打破限制，释放价值
  合思档案打破物理空间限制，在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，实现数据价值的有效利用。企业可通过档案数据进行辅助审计、成本分析等。这种高效的数据利用方式，为企业的决策提供了有力支持，是企业实现低碳办公解决方案的重要优势。

• 管理便捷：流程简化的智能之选
  传统纸质档案管理流程复杂，人工环节多，如整理需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架等。而合思档案实现电子会计档案全流程自动化、数字化闭环管理，减少人工干预，提高管理效率。例如，某企业实现档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。合思档案的便捷管理模式，为企业提供了简单高效的低碳办公解决方案。

应用案例：真实成效见证卓越实力

• 海量单据企业：业财一体，降本增效
  某年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，为企业提供了切实可行的低碳办公解决方案。

• 集团型企业：标准落地，低碳环保
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，彰显了合思档案在大型企业中的卓越价值，是企业实现低碳办公解决方案的成功典范。

• 低效管理企业：集成共享，节省成本
  一家存在低效档案管理现状的企业，通过合思档案的数据集成方案，广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展，应收尽收；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业提供了有效的低碳办公解决方案。

• 教育集团：智能管理，高效便捷
  中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。使用合思档案后，通过数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业企业提供了适用的低碳办公解决方案。

展望未来：引领企业财务数智化转型

合思档案帮助企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业降本增效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入推进，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品功能和服务质量，为更多企业提供更加优质、高效的电子会计档案管理解决方案，也就是更加完善的低碳办公解决方案。

合思档案凭借其广泛连接的能力、强大的规则匹配能力、合规性管理以及灵活承接、持续迭代的能力，将成为企业全面数字化建设中不可或缺的重要组成部分，推动企业实现业财融合，提升核心竞争力。它将继续秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求，不断创新和优化产品，助力企业在数字化浪潮中抢占先机，实现可持续发展。

如果您想体验合思档案带来的低碳办公解决方案，不妨现在就免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。