在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为大势所趋。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场意义深远的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业在电子凭证数字化转型的道路上打开了新的大门。接下来，让我们通过好想你健康食品股份有限公司的真实案例，深入了解合思档案在会计记录保存方面的卓越表现。
红枣巨头：好想你发展历程
好想你健康食品股份有限公司犹如一颗在商业天空中闪耀的明星，自1992年成立以来，便在红枣行业深耕细作。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者，荣获“中国红枣上市第一股”的美誉。这不仅是对其多年来努力的高度认可，更是其在市场竞争中实力的象征。
好想你拥有着令人瞩目的品牌价值，高达154.21亿元。公司规模庞大，拥有1000多名员工，在全国范围内开设了400多家门店，零售网点更是多达2W + 。同时，公司设有18家归档主体，每年产生的凭证数量高达3.6W + 。此外，好想你还拥有世界上最具特色的红枣博物馆，并且是河南省试点单位。如此辉煌的成就，让好想你在行业中占据着举足轻重的地位。然而，随着公司业务的不断拓展和数字化转型的浪潮袭来，好想你在会计记录保存等财务管理方面也面临着诸多挑战。
痛点剖析：好想你财务困境突围
在企业的财务管理中，会计记录保存至关重要。好想你在传统的财务归档工作中，面临着诸多难题。财务人员在进行归档时，需要花费大量的时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工逐一核对，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将变得异常繁琐，给企业的财务管理带来极大的困扰。
纸质档案的管理受限于时间和空间的限制。查找纸质档案时，需要耗费大量的时间在堆积如山的文件中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这对于企业的日常运营和决策来说，无疑是一个巨大的障碍。当企业需要快速获取某份会计记录时，却无法及时找到，这可能会影响到企业的决策效率和业务发展。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。企业需要专门的仓库来存放这些纸质档案，并且需要安排专人进行管理和维护。同时，纸质档案的保存还存在一定的风险，如受潮、火灾等，可能会导致档案的损坏和丢失。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然无法满足现代企业管理的要求。
精准施策：合思档案解决方案
合思针对好想你在会计记录保存方面的痛点，提供了一套全面、高效的解决方案。
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键联查，就可以快速获取相关的会计记录，大大提高了工作效率。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的核对工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在审计方面，合思档案实现了自动组装，让审计工作变得更加便捷。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过电子档案快速获取所需的会计记录，进行精准的审计，减少了审计时间和成本。同时，电子档案的可追溯性和准确性也为审计工作提供了有力的支持。
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的丢失和损坏风险。通过虚拟档案库房的管理，企业可以更加科学地规划档案存储空间，提高空间利用率。
显著成效：合思方案带来变革
合思的解决方案为好想你在会计记录保存等财务管理方面带来了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间用于财务分析和决策支持，为企业的发展提供更有价值的建议。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思档案的数字化管理，总部可以快速、准确地获取各归档主体的会计记录，提高了信息传递的效率和准确性。这有助于总部更好地进行财务管理和决策制定。
借阅管理耗时减少了67%。员工在借阅会计记录时，可以通过电子档案快速获取所需信息，无需再花费大量时间在纸质档案中查找。这不仅提高了借阅效率，还减少了档案的损坏和丢失风险。
预计每年可减少综合成本20万元。通过降低人工成本、空间成本和管理成本，合思档案为好想你实现了降本增效的目标。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省，有助于企业提高经济效益和市场竞争力。
展望未来：合思引领数智化潮流
合思档案在帮助企业实现财务数智化、会计记录保存数字化方面发挥了重要作用。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，共同实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。他们通过合思档案，提升了财务管理效率，降低了成本，实现了企业的可持续发展。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在未来，随着数字化技术的不断发展和应用，电子凭证数字化转型将进一步加速。我们希望更多的企业能够加入合思的大家庭，共同推动电子凭证数字化转型的进程，实现会计记录保存的数字化、智能化。
