在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务管理的要求日益提高，寻求高效、合规的财务解决方案成为众多企业的迫切需求。合思，作为一家成立于2014年的科技公司，一直致力于为企业单位提供财务数据化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，为企业的合规安全保障提供了有力支持。
此次，我们选取金牌橱柜家居科技股份有限公司作为案例，深入探究合思如何助力企业解决财务档案管理难题，实现合规安全保障。金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”，在行业内具有举足轻重的地位。
金牌橱柜：档案管理痛点待解
金牌橱柜业务规模庞大，全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，企业人数达6000 + ，还有92家归档主体。其每年的记账凭证量高达2198061张，业务单据量494949张，银行回单量177744张，发票量123247张。如此庞大的业务数据量，使得档案管理成为一项极具挑战的工作。
在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作效率极低。而且，管理利用主要以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，不仅耗费大量人力物力，还容易出现错误，难以保障档案管理的合规安全保障。
合思方案：构建档案管理新生态
针对金牌橱柜的这些痛点，合思提供了一套全面的解决方案，为企业的档案管理带来了合规安全保障。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这就如同搭建了一个坚固的“数据城堡”，将分散的数据集中起来，打破了数据之间的隔阂，实现了数据的有序存储和高效利用，为合规安全保障奠定了坚实基础。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以从业务层面追溯到财务数据，也可以从财务数据反推业务情况，确保每一笔业务都有完整的证据支持，有效保障了合规安全保障。
– 数据共享：一站式查阅
通过聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，合思实现了一站式查阅。企业工作人员可以便捷高效地获取所需的档案信息，大大提高了工作效率，同时也减少了因信息不畅通导致的错误和风险，进一步加强了合规安全保障。
– 银行回单无纸化：降本增效
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，还减少了人工操作带来的错误和风险，助力企业降本增效，同时也符合环保要求，为企业的合规安全保障增添了新的保障。
实施步骤：逐步推进档案管理变革
合思档案的解决方案实施过程围绕其各项功能逐步推进，为企业的合规安全保障提供了全方位的支持。
– 档案采集：精准高效获取数据
合思采用开放式接口互联·自主采集的方式，能够自动采集档案数据。对于大文件，系统会自动切割，对数电票进行自动化解析。这一过程确保了数据的准确性和完整性，为后续的处理奠定了基础，保障了合规安全保障。
– 档案制档：智能关联与检测
在档案制档阶段，合思实现了智能关联·自动组装，对档案进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件。通过智能关联，将相关的档案信息紧密联系起来；通过各种检测，确保档案的合规性和准确性，为合规安全保障提供了有力支撑。
– 档案管理：严格权限与灵活扩展
合思在档案管理方面实现了精准权限管控·档案目录灵活扩展，同时做好水印管理·档号符合国标要求。严格的权限管控确保了只有授权人员才能访问和操作档案信息，保障了数据的安全性；灵活的目录扩展和规范的档号管理，使得档案管理更加有序，进一步提升了合规安全保障水平。
– 档案利用：便捷检索与联查
档案利用阶段，合思提供了多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。企业工作人员可以通过多种方式快速检索所需的档案信息，实现一站式预览；在线借阅功能方便了档案的使用；异构系统联查则打破了系统之间的壁垒，提高了工作效率，为企业的合规安全保障提供了便利。
成果效益：显著提升管理效能
通过合思档案解决方案的实施，金牌橱柜取得了显著的成果，实现了合规安全保障的全面提升。
– 时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业工作人员在档案管理方面节省了大量的时间和精力，可以将更多的时间投入到核心业务中，提高了工作效率。
– 经济成本有效节约
预估节省总体成本30万 + /年。通过无纸化管理、自动化操作等方式，企业减少了纸张、存储设备等方面的投入，同时也降低了人工成本，实现了降本增效。
– 合规性全面保障
档案合规性达到100%。合思的解决方案确保了档案管理的各个环节都符合相关法规和标准，避免了因档案管理不合规而带来的风险，为企业的合规安全保障提供了有力保障。
客户评价：高度认可合作价值
金牌橱柜通过合思档案实现了档案管理的数字化转型，极大地提高了工作效率，降低了成本，确保了档案合规性。这不仅让企业在财务管理上更加高效，也为企业的可持续发展提供了有力支持。金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案为企业的档案管理带来了质的飞跃，相信未来与合思的合作将进一步深化，为企业创造更多价值，持续保障企业的合规安全保障。
行动号召：开启财务数智化之旅
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也渴望提升财务管理效率，实现合规安全保障，不妨选择合思的服务。现在拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，即可免费试用合思的财务数智化解决方案，开启企业财务档案管理的新时代。
