在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，当前企业在档案管理方面存在诸多痛点。在纸电混合时代，企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大的问题，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则需要手动逐一匹配、核对大量的档案数据，工作枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。
企业在推行数字化的过程中，虽然解决了部分线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。要保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理的合规性，最终实现全面数字化。此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜来存放档案，占用了大量的空间。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，给企业带来巨大的损失。
在这样的背景下，合思档案作为一款专业的法规遵循工具应运而生，为企业提供了全面的档案管理解决方案。
合思档案解决方案：法规遵循工具开启档案管理新时代
合思档案作为一款优秀的法规遵循工具，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案这款法规遵循工具能够帮助他们沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，从而达到降本增效的目的，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，合思档案作为法规遵循工具可以提高他们的工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。
对于外部审计，合思档案这个法规遵循工具更是发挥了重要作用。审计人员无需进入档案室，就可以实现档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员无需与审计人员进行重复沟通，也无需补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案核心功能与优势：法规遵循工具尽显卓越
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多源采集：法规遵循工具的灵活数据获取
合思档案作为一款出色的法规遵循工具，在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成要求，它提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成。同时，预制的系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票的自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。 -
智能制档：法规遵循工具的高效档案构建
合思档案作为法规遵循工具，在智能制档方面有着独特的优势。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理的功能，关联任务的执行进度可以可视化展示。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析。此外，它还拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据的真实、完整、安全和可用。 -
档案管理：法规遵循工具的精细管控
合思档案作为法规遵循工具，在档案管理方面实现了精准管控。权限管理方面，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。 -
档案应用：法规遵循工具的多元服务
合思档案作为法规遵循工具，在档案应用方面提供了多元服务。多维检索能够满足多场景的查询需求，支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还有多种档案应用场景，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。
合思档案应用场景与成功案例：法规遵循工具的实践验证
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海量单据企业：法规遵循工具实现高效管理
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案作为法规遵循工具，通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低，数据指标显示关联匹配等操作效率大幅提升。 -
集团型企业：法规遵循工具推动标准化建设
集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合等问题。合思档案作为法规遵循工具，其单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸。 -
多系统数据互联企业：法规遵循工具促进数据共享
多系统数据互联的企业面临着低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案作为法规遵循工具，其数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
教育集团企业：法规遵循工具简化会计流程
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案作为法规遵循工具，其数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档、实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的法规遵循工具，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案已经获得了众多企业的认可，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案。企业可以放心选择合思档案来提升档案管理水平。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您想解决档案管理难题，不妨选择合思档案这款法规遵循工具，现在就可以免费试用，开启企业档案管理的数字化转型之旅。
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