在当今数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一趋势给企业财务档案管理带来了全新的挑战。在收票方面，多项政策肯定了电子发票接收的合法合规性；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票管理要求特殊，企业亟需加强信息化建设，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理难题。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员需要耗费大量时间整理档案数据，手动匹配核对工作枯燥又繁复；业务人员报销纸质票据的流程更是繁琐耗时。同时，企业在纸质档案管理上还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能损坏纸质档案。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。
面对这些挑战，合思档案应运而生，它是企业解决档案管理难题的得力助手，在税务合规检查中也能发挥重要作用，帮助企业顺利通过税务合规检查，确保财务档案管理符合税务要求。
合思档案解决方案：一站式档案管理新范式
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的财务参谋。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，在税务合规检查中提供准确可靠的财务档案数据。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，还能降本增效，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的神器。它让财务人员告别重复低价值工作，使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。在税务合规检查时，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率，快速提供相关档案资料。
对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，在税务合规检查中也能更加高效地配合审计工作。
合思档案核心功能：科技赋能档案管理
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多源采集：数据汇聚的智慧通道
合思档案具有强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在税务合规检查中，全面准确的数据采集能为检查提供坚实的数据基础。 -
智能制档：高效精准的档案组装
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，方便财务人员查询和分析，也有助于在税务合规检查中快速定位和提供相关档案。 -
专用格式版式文件：灵活存储的创新模式
合思档案的专用格式版式文件功能独具特色。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件自定义调配生成，使档案更具扩展性和灵活性。在税务合规检查中，灵活的档案存储和展示方式能更好地满足检查需求。 -
双模式检测：数据质量的坚实保障
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一功能在税务合规检查中能确保档案数据的质量，为检查提供可靠的依据。
合思档案应用案例：实践检验的卓越成效
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海量单据企业：业财一体高效管理
某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，管理自动化程度提高，企业成本降低。在税务合规检查中，清晰准确的档案管理有助于企业顺利通过检查，数据指标上凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次等。 -
集团型企业：标准化合规管理
对于世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，其档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。取得了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保的管理成效，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在税务合规检查中，统一规范的档案管理为企业合规提供了有力支持。 -
多系统企业：数据整合高效查询
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理存在问题、电子发票和回单存档不规范。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统直接跨系统调阅完整业务链条档案数据。最终达到统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在税务合规检查中，高效的数据整合和查询能力能快速响应检查要求。 -
教育集团：智能化流程简化
中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，包括采集、存储、整理和利用环节的问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在税务合规检查中，智能化的档案管理流程能更好地满足检查的及时性和准确性要求。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现这一转型，在税务合规检查中发挥重要作用。合思档案拥有众多成功客户案例，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业等，证明了其解决方案的有效性和可靠性。它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，还具备100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力，满足企业不断变化的需求。
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