合思档案：简化财务流程，开启企业数字化档案管理新时代

在当今数电票时代，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正面临全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色都面临着档案管理的痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大的压力，且档案数据未汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的困境，还需手动逐一匹配核对确认，工作繁琐至极。业务人员在出差、招待后的报销环节，也因纸质票据流程繁琐而耗费大量时间。

从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这是高显性成本的体现。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，构成了高隐形成本。在合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题以及数据存储线下载体的困扰。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。在此背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决档案管理难题提供了有力支持。

合思档案：一站式整体解决方案

合思档案提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台，具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。

大数据解决方案为企业提供了强大的数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统与税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等紧密关联。业务系统的共享调阅解决方案能够让档案查阅穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。证据链完整性解决方案可智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常档案。数电票解决方案则提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端服务。实物备查解决方案实现了实物档案的免组装和全流程管理，可在线上快速定位并关联线下实物。

单套制解决方案的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行两个方面。实物流转涵盖业务流转上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料、打印少量纸质会计资料等环节，还包括档案采集到单确认、扫码装盒等操作，以及档案制档系统的整理匹配组件，最终实现档案管理全量电子会计档案与必要少量纸质档案的管理及利用，以及财务入账业务流转。电轨运行则是线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，档案数据可穿透查询，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收。

合思档案：核心功能与显著优势

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器。它能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，它支持PNG、OFD、JPG、PDF、XML等多种格式。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。其优势在于能够对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，还可自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。

• 智能制档：高效精准的档案生成
  智能制档是合思档案的一大亮点。规则引擎可实现会计档案关联规则的可视化配置，能让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也可可视化。字段映射通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员更便捷地查询和更直接地分析。专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。此外，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案具有更强的可扩展性。“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，四性检测满足国家档案局发布的相关要求。

• 档案管理：精细规范的权限与目录设置
  在档案管理方面，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，可按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，还具备动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：便捷多样的使用体验
  档案应用方面，多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。多场景档案应用包括外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口；可视化盘点档案数据实现档案数据资产化；档案借阅服务使借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能。

合思档案：不同企业的成功实践

合思档案的客户名录广泛，涵盖了事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。众多企业通过使用合思档案解决方案，取得了显著的成效。

海亮教育科技服务集团完成数字化拼图后，所服务单位从15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。徐福记旗下多地连锁门店、70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大幅提升。中交水规院的单套制有效支撑了无纸化政策落地，减少了打印存储成本，审计人员对电子会计档案系统的便利性和安全性给予了肯定。金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

有年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案解决方案实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，管理成效显著。业务与财务数据实现穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

共享中心统建的集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、确保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思档案提供了便捷调阅、自动匹配、合规管理、高效检索等多方面的优势，帮助企业实现业财融合，提升管理效率，降低成本。

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