合思档案：助力企业实现费用报销合规与财务数智化转型

在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于在行业应用中的深度实践与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具价值的参考与借鉴。

市场风云：电子凭证改革下的财务档案挑战

电子凭证开具端已基本实现数字化适配，解决电子凭证接收、报销、入账、归档难题的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。

传统纸质档案管理在电子凭证时代显得捉襟见肘。成本高、效率低、合规性难以保证等问题日益凸显。企业若想真正实现数字化，就必须适应电子凭证全流程无纸化的管理方式。电子凭证全流程无纸化有利于企业优化管理流程，降低运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。费用报销合规是企业财务管理中的重要环节，在电子凭证改革的大背景下，实现费用报销合规也面临着新的挑战与机遇。

痛点剖析：企业财务档案管理的隐忧

在企业财务档案管理中，诸多痛点严重影响着企业的运营效率和费用报销合规。
好想你健康食品股份有限公司就面临着归档难的问题。财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找困难，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足管理要求，这无疑给费用报销合规带来了隐患。
COMMUNE幻师则饱受成本高和效率低的困扰。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。门店报销周期长达2个月，效率低下。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，合规性难以保障，费用报销合规也难以实现。
云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高和存储成本高的问题。多地直营门店有大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。而且，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，这对费用报销合规也产生了不利影响。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理的各个环节都存在问题。在整理环节，会计档案散落各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。在存储环节，独立档案室管理存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，费用报销合规的难度较大。

策略布局：合思档案的全面解决方案

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了电子凭证会计处理全流程各环节的打通，包括采集、制档、管理和利用等，为企业提供全生命周期的管理服务。在采集环节，通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析，确保档案数据的准确获取，为费用报销合规提供了数据基础。在制档环节，实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，保证档案的合规性和完整性，从而保障费用报销合规。

核心揭秘：合思档案的强大功能模块

合思档案的功能蓝图十分强大，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，对电子会计档案进行全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行，确保高效准确地获取档案数据，为费用报销合规提供有力支持。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等。
在业务层，内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，这些功能都有助于实现费用报销合规。
档案采集模块采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保高效准确地获取档案数据。档案利用模块支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，方便企业对档案进行高效利用，进一步保障费用报销合规。

优势突显：合思档案的独特价值

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术实力，能够为产品的研发和升级提供有力支持。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务，确保企业在费用报销合规方面得到专业的支持。
合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断适应市场需求和政策变化，具有较强的适应性和创新性。
合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业提供了更高的管理效率和决策支持，有力地保障了费用报销合规。

案例见证：合思档案的卓越成效

合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年，同时也更好地实现了费用报销合规。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%，费用报销合规得到了有效保障。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现全面无纸化管理，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本，费用报销合规水平大幅提高。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%，费用报销合规得到了切实保障。

服务护航：合思的专业支持体系

合思秉承以客户为中心的服务理念，通过在全国22个城市设立的直营服务网络和500 + 合作伙伴，能够为客户提供及时、高效的服务。
合思档案提供从档案采集、制档、管理到利用的全生命周期服务，确保企业在财务档案管理的各个环节都能得到专业支持，为费用报销合规提供全方位保障。
在服务过程中，合思档案注重合规性，通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，进一步促进费用报销合规。
合思档案还能够根据企业的不同需求，提供个性化的解决方案，帮助企业更好地适应电子凭证全流程无纸化的管理要求，实现费用报销合规。

合思档案通过全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了高效、合规、便捷的财务档案管理解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多行业的成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，能够为不同规模、不同行业的企业带来实际的价值和收益。随着电子凭证改革的不断推进，合思档案将不断创新和升级，为企业提供更加优质的服务和支持，助力企业实现财务数智化转型，更好地实现费用报销合规。

未来财务用合思，让有限更有效，合思档案将成为企业财务档案管理的首选平台，帮助企业在电子凭证全流程无纸化时代取得更大的发展。如果您想体验合思档案带来的费用报销合规与财务数智化转型的便利，不妨点击免费试用，开启全新的财务管理之旅。