合思档案：破解企业费用报销合规难题，开启财务档案管理数字化新篇章

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业的财务档案管理必须紧跟时代步伐，加强信息化建设。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各个层面都面临着不同的档案管理难题。企业高管常常为纸质档案管理成本高昂、储存占地大而烦恼，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程让他们耗费了大量时间和精力。

此外，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室、档案柜等存储空间。高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然没有解决纸质文件储存的问题，数据存储仍依赖线下载体。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的费用报销合规以及财务档案管理带来了新的解决方案。

合思档案：财务数智化管理新利器

合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台。它为企业提供了便捷调阅不打印，混序归集免组装的优质服务，能够实现从业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用的全流程管理。

基于广泛连接的生态，合思档案为企业提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，有力地助力企业实现业财融合。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案可以实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案始终致力于服务未来财务人，运用数字科技和前瞻的创想理念，解放双手释放人的创造力，帮助企业挖出更多净利润，有效保障费用报销合规。

使命愿景：助力企业数字化转型

合思档案有着明确的使命与愿景。其使命是助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

在发展过程中，合思档案坚持“客户至上”的原则，认真聆听用户需求以进行产品迭代，力求让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效，保障费用报销合规。通过数字化手段，合思档案帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它希望通过提供高效的档案管理解决方案，帮助企业降本增效，实现资源重组，提升管理能效，让有限的资源发挥出更大的作用。

功能模块：全方位满足档案管理需求

合思档案拥有丰富多样的功能模块，包括发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等。

发票模块提供大数据解决方案，单据模块提供档案扩展解决方案，凭证模块关联费控系统，账簿模块关联税务系统，报表模块关联QA系统，电子档案模块关联资金系统，纸质档案模块关联影像系统，自定义档案模块关联业务系统。

数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，确保费用报销合规。共享调阅解决方案支持档案查阅可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。实物备查解决方案实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。

功能亮点：先进技术铸就卓越体验

合思档案具备强大的功能亮点与创新。它拥有百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询的能力。其大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为费用报销合规提供了有力支持。

合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，确保费用报销合规。

其智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量，保障费用报销合规的高效性。

合思档案还支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，实现精准的权限管理，保障费用报销合规的安全性。

产品优势：节省成本合规高效

合思档案为企业带来了显著的优势。在成本节约方面，它可实现70%节约纸张成本，75%节约整理成本，有效降低了纸质凭证输出耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求，保障费用报销合规的同时降低成本。

在检索效率提升方面，合思档案实现了90%检索效率提升。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，为费用报销合规的查询提供便利。

在管理合规性方面，合思档案实现了100%管理合规性。它满足国家政策要求，符合电子会计档案合规性管理，通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，保障费用报销合规。

在扩展性方面，合思档案提供灵活的扩展性。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，企业可按自身管理需求自定义归档目录，保障费用报销合规的灵活性。

目标用户与应用场景：精准服务助力发展

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，可通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，保障费用报销合规。归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，保障费用报销合规的操作流程顺畅。外部审计使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，保障费用报销合规的审计过程高效。

其应用场景包括企业日常的档案管理、财务入账、审计等。在企业日常档案管理中，合思档案可实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览，穿透联查，实现档案全场景数字化利用，保障费用报销合规的日常管理。在财务入账环节，可实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，保障费用报销合规的入账流程准确。在审计环节，可为审计人员提供证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，保障费用报销合规的审计准确性。

成功案例：实力见证品牌价值

众多企业的成功案例见证了合思档案的卓越价值。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，有效保障了费用报销合规。其相关负责人表示“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化”。

徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，保障了费用报销合规。

中交水规院使用合思档案单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，保障了费用报销合规。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，保障了费用报销合规。

合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现数字化转型的可靠伙伴。

合思档案拥有专业的研发团队和完善的服务体系，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供全方位的支持和保障。如果您想解决费用报销合规难题，开启财务档案管理数字化之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码联系合思，还能免费试用合思档案，亲身体验其卓越功能。