在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代的全面到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这一关键的历史节点，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的智能化报销管理提供了强大助力。
市场风云：电子会计档案转型迫在眉睫
我国电子凭证改革的快速推进，使得电子凭证开具端已基本实现数字化适配。随着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面解决，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化，为企业的智能化报销管理奠定坚实基础。
痛点剖析：企业电子会计档案管理困境重重
在电子会计档案管理方面，众多企业面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。
COMMUNE幻师也存在类似问题，档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，严重影响了智能化报销管理的效率。
云南菜品牌连锁经营同样面临着纸质档案打印成本高的问题，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储成本也很高，耗费大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，阻碍了智能化报销管理的进程。
策略概述：合思档案破解管理难题
合思档案为解决电子会计档案管理问题制定了全面的策略，实现了全流程的合规化、自动化、数字化。在档案采集环节，通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，为智能化报销管理提供准确的数据支持。
档案制档方面，智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，还可自定义版式文件，确保档案的规范性和准确性。
档案管理上，精准权限管控，档案目录灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求，保障档案的安全和可追溯性。
档案利用环节，提供多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据，极大地提高了智能化报销管理的效率。
同时，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，全面提升智能化报销管理水平。
核心模块：合思档案功能强大
合思档案的功能蓝图设计科学合理，便捷调阅无需打印，混序归集免去组装。它实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，整合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保数据的高效采集。
预归档服务集成了多种服务和规则引擎，提供元数据服务，为档案的规范管理奠定基础。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，保障档案的有序管理。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持，进一步推动智能化报销管理的发展。
业务层方面，涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，还涉及核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，满足企业多样化的智能化报销管理需求。
优势凸显：合思档案脱颖而出
与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。自动化归档告别了重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析，为智能化报销管理提供了有力保障。
以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本达338910元。这些实实在在的成本节约，充分体现了合思档案在智能化报销管理方面的卓越价值。
案例见证：合思档案成效显著
众多企业使用合思档案后，取得了显著的实际应用效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元，智能化报销管理效率大幅提升。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%，实现了智能化报销管理的质的飞跃。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万元/年，财务提效90%，为智能化报销管理注入了强大动力。
服务保障：合思专业体系护航
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，不断投入资源进行技术创新和产品优化，为智能化报销管理提供持续的技术支持。同时，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效、专业的服务，确保客户在使用合思档案进行智能化报销管理过程中遇到的问题得到及时解决。
合思推出的合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，具有极高的参考价值和借鉴意义。它能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用，为企业的智能化报销管理带来了全新的体验。
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