在企业的日常运营中，档案管理一直是个令人头疼的难题。企业高管们面临着纸质档案管理成本居高不下的困境，不仅花费巨大，储存还占据大量空间，而且档案数据如同深埋地下的宝藏，难以分析利用。
财务人员则被海量的档案数据折磨得苦不堪言，整理档案不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在经历出差、招待等事务后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐至极，耗费了大量的时间和精力。
高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本如同流水般不断流逝，档案室和档案柜等存储空间的需求也像无底洞一样难以填满。高隐形成本表现为手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。高合规风险则体现在电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。
随着2025年数电票全覆盖的日益临近，企业财务档案管理正直面新的挑战。信息化建设亟待加强，因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，只有这样，才能最终实现企业的全面数字化，实现差旅报销优化。
合思档案：财务数智化的璀璨明珠
北京合思信息技术有限公司自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。这家科技公司已累计融资超15亿元人民币，始终秉承以客户为中心的服务理念。在全国多个城市，合思都设有研发中心和直营服务网络，拥有众多付费企业和用户，其影响力可见一斑。
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的档案管理解决方案。它能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业的差旅报销优化提供了有力支持。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。同时，它还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案可以实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，极大地提高了企业的档案管理效率，助力差旅报销优化。
核心功能：铸就档案管理强大引擎
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。即使是不满足系统集成要求的零散会计资料，也可以通过多种便捷的手动数据补录方式进行采集，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这一功能为企业的差旅报销相关档案采集提供了极大的便利，是差旅报销优化的重要基础。
智能制档方面，规则引擎可实现会计档案关联规则的可视化配置，自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，能够减少90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化。字段映射可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析，进一步推动差旅报销优化。
专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，还能自定义调配生成档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件，使档案更具扩展性和灵活性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件和业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一检测方案确保了差旅报销相关档案的合规性和准确性，是差旅报销优化的重要保障。
优势对比：凸显卓越价值
在成本方面，合思档案展现出了强大的优势。它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本。而传统纸质档案管理则存在高显性成本和高隐形成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用等。合思档案的成本优势为企业在差旅报销管理等方面节省了大量的开支，有力地推动了差旅报销优化。
效率上，合思档案更是一骑绝尘。其检索效率提升90%，能实现100%自动归档，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。相比之下，传统档案管理方式下，档案数据量大，整理耗费时间，需手动逐一匹配、核对确认，日常检索依赖多端系统分散查询，实物翻阅效率低。合思档案的高效性使得企业在差旅报销相关档案管理上能够节省大量时间和精力，显著提升了差旅报销优化的效果。
合规性上，合思档案能实现100%管理合规性，满足国家政策要求的档案系统建设，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。而传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险。合思档案的合规性为企业的差旅报销管理提供了可靠的保障，确保企业在合规的前提下实现差旅报销优化。
此外，合思档案还能补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。而传统档案管理在企业推行数字化过程中，未能解决归档、储存环节的纸质文件储存和数据存储线下载体问题。合思档案的这一优势使得企业在差旅报销管理等方面能够实现更高效的数字化管理，进一步促进差旅报销优化。
应用案例：见证实际成效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，达成了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的目标。数据指标显示，凭证总量14W + 、单据总量50W + ，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。合思档案的应用为该企业的差旅报销管理带来了显著的改善，实现了差旅报销优化。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案的应用使得该企业在差旅报销相关档案管理上取得了巨大的进步，有力地推动了差旅报销优化。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估该企业节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合规性管理100%。合思档案的应用为该企业的差旅报销管理带来了质的飞跃，实现了差旅报销优化。
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案的应用为该企业的差旅报销管理提供了有力的支持，促进了差旅报销优化。
合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。
合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，拥有持续迭代、接口开放的能力，能满足接收管理数电票的需求，及时应对变化。未来，它将不断提升自身性能和服务，为更多企业提供更优质的档案管理解决方案。随着企业对数字化管理需求的不断增加，合思档案有望在市场上获得更广泛的应用和认可，推动电子会计档案管理行业的发展。
