在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，已在行业内取得了卓越的成就。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的称号。其业务版图遍布全球，超4000家高端品牌专卖店见证着它的辉煌，海内外5大专业生产基地彰显着它的实力，92家归档主体和6000+的企业人数更是体现了它的规模。
然而，随着企业的不断发展，庞大的业务数据也给金牌橱柜带来了不小的挑战。年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量为177744张，年发票量为123247张。如此海量的数据，使得档案管理工作变得异常复杂。装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本为100000元/年。这些高昂的成本和漫长的时间消耗，成为了金牌橱柜提升运营效率的绊脚石。在这样的背景下，高效会计记录显得尤为重要。
档案管理困境：金牌橱柜的痛点剖析
在档案管理的整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统中，难以形成一个完整的链条。档案数据难以利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，每一个步骤都耗费着大量的时间和精力。这不仅降低了工作效率，还增加了出错的风险。
在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。这种传统的保管方式，使得档案的流转过程变得繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况。
存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案。随着业务的不断增长，纸质档案的数量也在急剧增加，有限的存储空间已经无法满足需求。同时，纸质档案的存储还需要考虑防潮、防火、防虫等问题，增加了管理的难度和成本。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这种方式不仅效率低下，而且难以满足企业对数据快速查询和分析的需求。在这样的情况下，高效会计记录成为了金牌橱柜亟待解决的问题。
合思解决方案：打造高效会计记录新体系
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思的解决方案首先实现了统一存储，打破了数据孤岛的局面。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准进行储存和管理。这就好比将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，使得档案数据变得更加有序和易于管理。通过统一存储，金牌橱柜能够更加高效地利用档案数据，提高工作效率。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着在进行财务管理时，能够清晰地追溯到每一笔业务的源头，确保财务数据的真实性和准确性。同时，业务部门也能够通过财务数据了解业务的执行情况，实现业财的深度融合。这种业务证据链的完整搭建，为金牌橱柜的财务管理提供了有力的支持，是高效会计记录的重要保障。 -
数据共享：一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的档案信息，大大提高了查阅的效率。这种便捷高效的查阅方式，使得金牌橱柜能够更加及时地获取所需信息，为决策提供有力的支持。 -
银行回单无纸化：降本增效
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，是合思解决方案的一大亮点。这不仅减少了人力和物力的投入，还降低了出错的风险。同时，无纸化管理也符合企业的数字化转型战略，为金牌橱柜的可持续发展提供了有力支持。通过银行回单无纸化管理，金牌橱柜实现了高效会计记录，降低了运营成本。
方案实施步骤：步步为营构建高效体系
合思的解决方案实施过程严谨有序，每一个步骤都为实现高效会计记录奠定了坚实的基础。
首先，对金牌橱柜现有的各系统档案数据进行全面梳理，明确数据来源和类型。这一步骤就像是一场大扫除，将杂乱无章的数据进行分类整理，为后续的统一存储做好准备。
接着，搭建数据整合平台，将凭证、单据、合同、回单等四证按照统一标准进行整合和存储。这个平台就像是一个巨大的仓库，将各种档案数据有序地存放起来，方便管理和查询。
然后，利用技术手段实现会计资料之间关系的搭建，形成以业务为核心的证据链条。这一步骤是整个解决方案的核心，它使得档案数据之间建立起了紧密的联系，实现了业财一体双向穿透。
最后，开发和部署银行回单自动采集、切割、组装系统，逐步实现银行回单的无纸化管理。通过这一系统，银行回单的处理变得更加高效和准确，大大提高了工作效率。
实施成果：高效会计记录带来显著效益
经过一段时间的实施，合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果。
档案匹配耗时减少了84%，这意味着工作人员在整理档案时能够节省大量的时间，将更多的精力投入到其他重要的工作中。档案查询耗时减少了80%，企业能够更加快速地获取所需的档案信息，为决策提供及时的支持。
预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔不小的开支。降低运营成本的同时，也提高了企业的盈利能力。档案合规性达到100%，满足了企业对档案管理合规性的要求，为企业的稳健发展提供了保障。这些成果充分证明了合思解决方案在实现高效会计记录方面的有效性。
金牌橱柜反馈：高度认可合思解决方案
金牌橱柜相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案有效地解决了公司档案管理的难题，提高了工作效率，降低了成本。
统一存储和数据共享的功能让档案管理更加便捷，业务证据链的完整搭建也提升了公司的财务管理水平。银行回单无纸化管理不仅减少了人力和物力的投入，还符合公司的数字化转型战略。与合思的合作是一次非常成功的尝试，为公司的可持续发展提供了有力支持。
行动号召：开启企业财务数智化新征程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业如金牌橱柜实现了降本增效、合规经营。在当今数字化时代，高效会计记录是企业提升竞争力的关键。
若您的企业也面临类似的档案管理难题，不妨选择合思，我们将为您提供全方位的财务数智化服务。您可以拨打联系电话：400 – 105 – 6505，访问网址：www.hosecloud.com，扫码了解更多合思档案案例。现在，您可以免费试用我们的服务，亲身感受合思为您带来的高效会计记录体验，开启企业财务数智化新征程。
