在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，该试点已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临。然而，企业在转型过程中仍面临诸多挑战，数字鸿沟成为阻碍单位会计数字化转型进程的关键因素。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在帮助企业应对电子凭证数字化转型挑战中发挥着重要作用。中国财政科学研究院等机构与合思联合发起研究，并发布《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，推动了数字化、绿色化、低碳化协同发展，引领了会计数字化转型的绿色新方向。在企业票据管理这一重要领域，合思也展现出了强大的实力和独特的优势。
数字阅读巨头的票据管理困境
某知名头部数字阅读品牌，在企业发展的道路上不断前行，然而在财务数字化方面却遭遇了诸多难题，尤其是企业票据管理方面，痛点极为明显。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂严重。这种数据分散的状况使得数据整合难度极大，费用管控难以有效落地，预算超标情况频繁发生。企业在费用支出上缺乏有效的监控和管理，这无疑增加了企业的运营成本，影响了企业的经济效益。
每个财务月，该企业均需处理 500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。这种传统的票据处理方式不仅耗费了大量的人力和时间，还降低了工作效率，使得财务人员无法将更多的精力投入到企业的财务管理和决策支持中。
在企业票据管理过程中，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，这种低效的查找方式无法适应企业快速扩张的需求，严重影响了企业的工作效率和发展速度。
合思定制化票据管理解决方案
面对该数字阅读品牌在企业票据管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成了业财平台建设。这一方案保障了财务准确性，符合上市要求，同时提升了财务及时性。企业的结账时间从原来的 T + 15 提升到了 T + 7，年底预计能够达到 T + 5。这一显著的提升，使得企业能够更快地掌握财务状况，为企业的决策提供更及时、准确的依据。
在发票处理方面，合思采用发票 OCR 识别验真技术，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，企业能够有效管理员工借款与核销。这一技术的应用，不仅提高了发票处理的效率，还减少了人为错误和欺诈行为的发生，保障了企业的财务安全。
合思还注重企业票据管理中的档案存储问题。该方案保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业无需担心档案丢失、损坏等问题，能够更加安全、高效地管理财务档案。
此外，合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。这种创新的管理模式，不仅提高了员工的工作满意度，还提升了企业的管理效率和形象。
合思方案带来的显著成效
合思的解决方案为该数字阅读品牌在企业票据管理方面带来了显著的成效，主要体现在增效、降本、合规和先进四个方面。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。同时，档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。这一系列的提升，使得企业的工作效率得到了大幅提高，能够更加快速地响应市场变化和企业发展的需求。
在降本方面，合思的解决方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。这些成本的降低，直接增加了企业的利润空间，提高了企业的竞争力。
在合规方面，合思的解决方案有效保障了企业费用合规，管理员工借款与核销，保证了财务档案原生性存储，规避了档案管理风险，贴合了最新档案法和财务档案管理办法要求。企业在财务合规方面更加稳健，避免了因违规行为带来的法律风险和经济损失。
在先进方面，合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。同时，该方案紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。企业实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，在行业中处于领先地位。
合思解决方案的优势与展望
合思在企业票据管理方面的解决方案具有众多优势。它是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。
合思拥有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。这使得企业能够更加高效地整合资源，提高企业的整体运营效率。
合思还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，合思还提供免费试用、灵活定价模式等，让企业能够更好地了解和选择适合自己的解决方案。
合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。在企业票据管理领域，合思将不断优化解决方案，为企业提供更加优质、高效的服务。
