在当今数字化浪潮席卷的时代，众多行业的头部企业都在积极拥抱数字化转型，以提升自身的竞争力和运营效率。就拿知名头部数字阅读品牌来说，其业务经营的数字化程度已经达到了较高水平，各类在线阅读服务、用户互动功能等都做得有声有色。然而，在财务管理方面，数字化程度却相对滞后。该品牌面临着数据分散、单据处理繁琐、纸张浪费严重以及档案管理困难等一系列问题，尤其是出差费用记录管理方面，混乱的现状严重影响了企业的运营效率和成本控制。这时候，财务数字化转型就显得尤为重要。
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，在众多企业的财务数字化转型中发挥了关键作用。下面，我们就来详细了解一下合思是如何帮助这家知名数字阅读品牌解决出差费用记录等财务管理难题的。
客户业务困局：出差费用记录混乱背后的多重挑战
该知名数字阅读品牌在业务上发展迅速，业务范围不断扩大，出差活动也日益频繁。然而，在财务管理方面，却陷入了困境。
数据分散是首要问题。该品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这就导致在出差费用记录方面，无法进行有效的费用管控。预算超标情况时有发生，因为各系统之间的数据无法及时共享和分析，企业难以实时掌握出差费用的使用情况。
单据处理繁琐也是一大痛点。每个财务月，该品牌的财务人员均需处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。尤其是出差费用相关的单据，更是占据了很大比例。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。他们花费大量时间在整理出差费用记录的单据上，却无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
纸张浪费问题也不容忽视。全业务数据，包括出差费用记录等，均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作。这造成了每月大量的纸张浪费，不仅增加了企业的成本，也不符合环保理念。
档案管理困难同样严重影响了企业的运营效率。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史出差费用记录等资料时，需要在海量纸质文件中翻找，根本无法适应企业快速扩张的需求。
合思方案：精准破解出差费用记录管理难题
针对该数字阅读品牌面临的这些问题，合思提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
该方案助力企业完成业财平台建设，保证了财务的准确性，能够通过审计，符合上市要求。在出差费用记录方面，确保了每一笔费用都能准确无误地记录和核算，为企业的财务管理提供了坚实的基础。
同时，提升了财务的及时性。结账时间从原来的T + 15，提升到了T + 7，年底预计能够达到T + 5。这意味着企业能够更快地掌握出差费用等财务数据，及时做出决策。
此外，该方案灵活覆盖因公消费全场景，包括出差费用记录。员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。员工在出差过程中，消费信息能够实时同步到系统中，出差费用记录自动生成，大大减轻了员工的负担。
实施步骤：逐步推进出差费用记录数字化变革
合思通过构建精细的系统服务商的选型模型，与该企业达成合作，开始推进解决方案的实施。
首先，合思协助企业打通各系统之间的数据壁垒，实现数据的流通与共享。在出差费用记录方面，将分散在各个系统中的出差费用数据整合到一起，为财务数字化转型奠定了基础。企业能够实时掌握出差费用的使用情况，进行有效的费用管控。
然后，逐步引导企业员工适应新的消费、报销、入账和归档流程。合思通过培训、指导等方式，帮助员工熟悉新的出差费用记录方式，提高操作的熟练度和准确性。员工逐渐习惯了数字化的出差费用记录方式，工作效率得到了显著提升。
显著成果：出差费用记录管理全面升级
通过合思解决方案的实施，该数字阅读品牌在出差费用记录管理等方面取得了显著的成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在出差费用记录方面，财务人员可以通过系统实时查看每一笔出差费用的支付情况，大大提高了工作效率。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率，员工在查找出差费用记录档案时更加便捷。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过数字化的出差费用记录和管控，企业能够更好地控制出差成本。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。在出差费用记录中，每一张发票都能通过系统进行验真，确保了费用的真实性和合规性。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
在先进性方面，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。出差费用记录从传统的纸质方式转变为数字化方式，不仅提高了效率，还符合环保要求。
客户赞誉：出差费用记录管理变革获高度认可
企业管理层表示，引入合思产品后，显著降低了差旅成本和档案管理成本，提高了财务管理效率，为企业的发展提供了有力支持。在出差费用记录管理方面，数字化的解决方案让企业能够更好地控制成本，提高运营效率。
财务人员反馈，新的解决方案让他们从繁琐的工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。出差费用记录的数字化处理，大大减轻了他们的工作负担，让他们能够更好地发挥专业优势。
该知名头部数字阅读品牌通过与合思合作，成功实现了财务全流程数字化闭环，在出差费用记录管理等方面取得了显著的效益，其经验值得其他企业借鉴。合思拥有专业的团队和成熟的解决方案，能够为不同行业的企业提供个性化的财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想在出差费用记录管理等财务管理方面实现数字化转型，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用我们的解决方案，开启财务数字化转型之旅。
