在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的序幕，到2023年12月1日，这项试点已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措如同嘹亮的号角，标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
电子凭证无纸化有着诸多显著优势。它能够优化业务流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困局，让企业财务工作更加顺畅高效。同时，还能有效降低单位运行成本，减少社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺，依然面临着重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、易丢失等问题，宛如一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
在这一背景下，合思作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，宛如一位得力的助手，帮助企业挖出更多净利润，在助力企业应对电子凭证数字化转型挑战方面发挥着重要作用。下面，我们将通过某国民经典零食品牌的实际案例，深入了解合思在优化职员差旅流程方面的卓越表现。
零食巨头财务困局：职员差旅流程的重重挑战
该国民经典零食品牌在全国拥有广泛的销售版图，其供应链错综复杂，多种销售渠道并行。这种多元化的业务模式导致企业的管理流程跨多个系统，变得繁杂且低效。尤其是在职员差旅流程方面，问题更是凸显。
差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却极高。财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，然后通过人工记账的方式完成相关工作。这种方式不仅耗费大量的时间和精力，还难以释放财务的真正价值，使得财务人员陷入繁琐的事务中，无法为企业的决策提供更有价值的支持。
在事前事中管控方面，该企业也存在明显不足。职员差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，大量的资金在不知不觉中被浪费。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。这一系列问题严重影响了企业的财务管理效率和效益，也对企业的数字化转型进程形成了阻碍。
合思妙方破难题：职员差旅流程的智能解决方案
面对该企业在职员差旅流程及财务方面的诸多痛点，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，如同一位医术高明的医生，精准地对症下药。
在员工消费环节，职员在进行差旅申请并通过业务审批后，可通过合思商城进行订购，也可以选择TMC订购。之后，会分别生成合思商城对账单和TMC对账单，整个消费过程清晰透明。
在财务核算、记账环节，合思设置了对账结算中心。在线上，企业可以统一开票，系统会自动拆分结算并完成自动记账；在线下，统一开票后进行线下结算和手工记账。这种线上线下相结合的方式，既满足了企业不同的业务需求，又提高了财务工作的效率。
在档案管理方面，合思表现得尤为出色。在合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，而其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。合思的解决方案具有众多显著优势。它实现了便捷申请，职员无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大减轻了员工的负担；同屏比价功能让企业能够统一开票、自动拆分对账，实现记账去人工化，提高了财务工作的准确性和效率；多源采集功能则实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让档案管理更加科学、规范。
转型成效显著：职员差旅流程的数字化蝶变
合思的解决方案为该国民经典零食品牌带来了显著的成果，让企业在职员差旅流程及财务方面实现了数字化蝶变。
在差旅费用节约方面，效果十分惊人。企业年度节约了200万+的差旅费用。从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升了60%。这不仅为企业节省了大量的资金，还让财务工作更加高效。
在业财连接和档案管理方面，合思也取得了巨大的成功。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化闭环管理。企业打通了12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立了档案证据链。同时，实现了线上线下一体化管理，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化的装订流程大幅降低了成本。
合思的解决方案为企业解决了财务痛点，实现了降本增效、提升管理效率和合规性等目标，为企业数字化转型提供了有力支持。电子凭证会计数据标准试点加速了企业会计凭证数字化转型的进程，电子凭证数字化转型的目标是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，未来报销数字化转型已是必然趋势。数电票作为未来推进企业电子凭证数字化转型的重要推动力，必然会推动无需报销迈向L5级。
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