合思票据存档方案：助力企业财务管理数字化转型

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多财务管理挑战。不同规模和行业的企业，都在寻求高效、智能的解决方案来提升财务管理水平。下面，我们将通过几个典型企业案例，深入了解合思的票据存档方案如何为企业解决实际问题，实现降本增效。

客户简介：不同企业的财务管理困境

有一家畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿，拥有广泛的销售版图和复杂的供应链体系。同时，还有一家日均处理3500 + 订单的企业，主营业务建设覆盖面极广，员工出差频繁，垫资压力巨大。另外，知名头部数字阅读品牌，业务经营数字化程度较高，但财务管理数字化却相对滞后。以及世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通。这些企业都在财务管理的各个环节面临着不同程度的难题。

业务背景与痛点剖析：复杂难题待解

• 零食品牌的管理困境
  国民经典零食品牌覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。管理流程跨越多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求高，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，导致差旅成本居高不下。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理、查找容易出错，造成高额的人力物力浪费。

• 订单企业的报销难题
  日均处理3500 + 订单的企业，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，容易出错且效率低下。内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统，仅将流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统存在无法融合发票验真能力等问题。

• 阅读品牌的数字化短板
  知名头部数字阅读品牌数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

• 教育品牌的系统障碍
  世界500强旗下教育服务品牌企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思解决方案：精准破局之策

• 零食品牌的一站式方案
  为国民经典零食品牌提供合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账或线下统一开票、线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

• 订单企业的高效报销体验
  为日均处理3500 + 订单的企业提供合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

• 阅读品牌的业财融合助力
  为知名头部数字阅读品牌提供合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，保证财务准确性，符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。

• 教育品牌的电子化档案管理
  为世界500强旗下教育服务品牌提供合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过接口传输，实现自动归档。管理会计类档案范围广泛，拥有强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒。

实施过程与步骤：稳步推进变革

• 零食品牌的便捷消费与管理
  国民经典零食品牌在合思商城开展差旅消费，员工便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。通过合思商城实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。利用合思档案进行多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。

• 订单企业的业务转型
  日均处理3500 + 订单的企业签约合思后，员工因公消费无需垫资、无需报销，申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

• 阅读品牌的数字化渗透
  知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，实现员工灵活覆盖因公消费全场景，无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。

• 教育品牌的系统连接与归档
  世界500强旗下教育服务品牌通过合思系统，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输，实现智能组单、四性检测等自动归档流程。

成果与效益展示：显著成效可见

• 零食品牌的成本节约与效率提升
  国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，实现线上线下一体化管理。标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 订单企业的降本增效与决策支持
  日均处理3500 + 订单的企业“无需报销”提高业财协同效率，员工报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%，真正实现企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。

• 阅读品牌的全面优化
  知名头部数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用。合规方面，发票OCR识别验真，保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

• 教育品牌的管理效能提升
  世界500强旗下教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，大幅节约了物理存储空间和维护成本。

客户评价与反馈：真实认可之声

• 零食品牌的经验分享
  国民经典零食品牌财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，其解决方案可供其他门店企业参考。

• 订单企业的合作肯定
  日均处理3500 + 订单的企业最初自建系统虽实现部分线上化操作流程，但报销流程复杂，发票认证和查验问题未解决。与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。

• 阅读品牌的未来展望
  知名头部数字阅读品牌业务经营数字化程度较高，但财务管理数字化程度相对滞后。引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。

• 教育品牌的信心表达
  世界500强旗下教育服务品牌企业财务相关负责人表示，通过合思系统，企业财务自动化率达91%，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。

行动号召：开启合作之旅

如果您的企业也面临着类似的财务管理难题，不妨选择合思的票据存档方案。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。同时，合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。现在，合思为新客户提供免费试用，您可以享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，亲身感受合思票据存档方案的魅力。快来开启您的企业财务管理数字化转型之旅吧！