在当今竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营离不开精细化的管理。财务审计与发票作为企业财务管理的重要环节，直接影响着企业的合规经营和成本控制。今天，让我们走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，看看它在档案管理方面的故事，以及合思如何助力其解决难题。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，多年来一直是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获了国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。其业务规模庞大，全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，旗下有92家归档主体，企业人数达6000 +。如此大规模的企业，在财务审计与发票相关的档案管理方面，数据量自然也十分惊人。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。不仅如此，其在档案管理上的成本也不容小觑，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。面对这些现状，金牌橱柜在档案管理方面的痛点逐渐凸显。
档案管理困境重重
在财务审计与发票相关的档案管理环节，金牌橱柜面临着诸多难题。
整理环节，会计档案散落于各个系统之中，档案数据犹如散落在茫茫大海中的珍珠，难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这一系列繁琐的操作不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。
保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。这期间涉及到档案的交接和存储安排，增加了管理的复杂性。
存储环节，独立档案室管理存放着大量的纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量与日俱增，对存储空间的需求也越来越大，存储空间成本也随之上升。
管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查。在海量的档案中寻找所需信息，如同大海捞针，效率极低，而且容易出现遗漏和错误。
合思方案精准破局
面对金牌橱柜在财务审计与发票档案管理方面的困境，合思为其量身定制了一套档案管理解决方案。
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统一存储整合资源
合思打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。通过统一储存、统一标准、统一管理，让原本分散的档案数据变得有序可循。就像将散落的珍珠串成了美丽的项链，方便企业进行管理和利用。 -
构建完整业务证据链
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在财务审计与发票管理中，这意味着企业可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，确保财务数据的真实性和准确性。 -
数据共享便捷查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员只需在系统中轻轻一点，就能快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效，大大提高了工作效率。 -
银行回单无纸化转型
海量的银行回单一直是档案管理的一大难题。合思实现了银行回单自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的数量，降低了存储空间成本，还助力企业降本增效。
方案实施有条不紊
合思凭借其先进的电子会计档案管理平台，通过开放式接口互联等方式，实现了对金牌橱柜各类档案数据的采集。
采集到数据后，依据预设规则，对数据进行智能关联、自动组装，完成制档工作。这一过程就像一个精密的机器，高效而准确地完成每一个环节。
同时，合思建立了精准权限管控体系和灵活的档案目录，对档案进行有效管理。不同的人员根据权限可以访问不同的档案信息，确保了档案的安全性和保密性。
此外，合思还为金牌橱柜提供了多维检索、一站式预览等功能，方便其对档案的利用。无论是在财务审计与发票管理，还是其他业务环节，企业都能快速获取所需的档案信息。
方案实施成效显著
合思的档案管理解决方案在金牌橱柜实施后，取得了显著的成果与效益。
档案匹配耗时减少了84%，大大提高了档案整理的效率。工作人员不再需要花费大量的时间进行手工匹配，而是可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。
档案查询耗时减少了80%，让档案的查找更加迅速便捷。在财务审计与发票管理等工作中，能够快速获取所需的档案信息，为企业的决策提供了有力支持。
预估节省总体成本30万 +/年，降低了企业的运营成本。这不仅包括打印成本、存储空间成本的降低，还包括人工成本的节省。
档案合规性达到100%，确保了企业档案管理符合相关法规要求。在财务审计与发票管理中，合规性是至关重要的，合思的方案为企业的合规经营提供了有力保障。
金牌橱柜高度认可
金牌橱柜相关负责人表示，合思的档案管理解决方案有效解决了公司长期以来在财务审计与发票档案管理方面的难题，极大地提高了工作效率，降低了成本。
通过合思的方案，公司实现了档案数据的统一管理和共享，业务证据链更加完整，为企业的合规经营提供了有力保障。
合思档案系统的便捷性和高效性得到了公司员工的一致认可，大家在日常工作中能够更加轻松地获取所需的档案信息。
与合思的合作是一次非常成功的尝试，为公司的数字化转型奠定了坚实的基础，期待未来能有更多深入的合作。
在当前经济环境下，企业都在寻求降本增效、合规经营的有效途径。合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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