在科技浪潮的推动下，企业的财务数字化转型已成为发展的必然趋势。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，更是在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便拥有如此辉煌的成就，动力源在财务数字化的道路上也并非一帆风顺。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。但现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高耸，与预期的财务内部控制效果差距较大。接下来，让我们深入了解动力源在转型前面临的诸多困境。
转型前困局：财务内部控制的重重挑战
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操作繁琐合规难
动力源的员工在日常工作中，申请单需要在各个系统间来回切换提交，这不仅降低了工作效率，还增加了操作的复杂性。而财务人员则需要手工将报销数据录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得财务内部控制的效率大打折扣。 -
系统割裂信息滞
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化，财务内部控制的及时性和有效性受到严重影响。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了财务内部控制的难度。 -
架构复杂流程乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，财务内部控制的规范性受到挑战。
合思方案：精准破解财务内部控制难题
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系统集成打通数据脉络
合思为动力源提供了全面的系统集成解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，确保人员信息的准确和及时更新。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，为财务内部控制提供了坚实的数据基础。 -
无需报销提升员工体验
合思的无需报销模式为动力源的员工带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了财务内部控制的效率，还降低了人为错误的风险。 -
强大连接打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的系统连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，进一步提升了财务内部控制的效果。
实施步骤：稳步推进财务内部控制升级
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系统集成搭建基础平台
首先，合思团队对动力源现有的HR系统、BPM系统等进行了全面的调研和分析。然后，通过专业的技术手段，将这些系统与合思费控进行数据同步对接，确保基础数据和业务数据能够在各个系统之间顺畅流通。这一步骤为后续的财务内部控制升级奠定了坚实的基础。 -
推广模式引导员工适应
在系统集成完成后，合思开始在动力源内部推广无需报销模式。通过组织培训、发放操作手册等方式，引导员工在因公消费时按照免垫资、免开票的流程操作。同时，合思还安排了专人对员工进行指导，帮助他们逐渐适应新的消费和报销方式。 -
连接系统实现数据同步
最后，利用系统连接能力，通过Open API和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接。使业务数据能够跨系统同步应用，进一步提高了财务内部控制的实时性和准确性。
转型成果：财务内部控制全面提升
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操作革新效率飙升
通过多系统集成，数据实现了互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅提高了员工的满意度，也为企业的财务内部控制带来了显著的改善。 -
人力减负成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步优化了财务内部控制的流程。 -
费控合规结算统一
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作，提高了财务内部控制的质量。 -
全程管控决策高效
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提升了财务内部控制的水平。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果你所在的企业也面临着类似动力源之前的财务数字化难题，不妨选择合思。合思将凭借专业的解决方案和优质的服务，助力你的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。现在，你可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受其在财务内部控制方面的强大功能和优势。
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