在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营和精细化管理显得尤为重要。其中，财务档案管理作为企业管理的重要组成部分，直接影响着企业的决策效率和合规性。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨智能化财务归档为企业带来的变革与价值。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。其业务规模庞大，全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000+。然而，庞大的业务规模也带来了海量的财务数据。该公司年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量达177744张，年发票量为123247张。同时，传统的档案管理方式也耗费了大量的时间和成本，装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本为100000元/年。这些问题严重制约了企业的发展效率，也对企业的合规管理提出了挑战。
档案管理困境：传统模式的重重枷锁
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整理环节：数据孤岛，整理艰难
在传统的档案管理模式下，金牌橱柜的会计档案散落于各个系统之中。不同系统的数据格式和标准不一致，导致档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订和上架等操作。这种繁琐的流程不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现错误，严重影响了工作效率。 -
保管环节：流程繁琐，交接复杂
按照规定，财务档案需要临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和部门，交接手续繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况，增加了档案管理的风险。 -
存储环节：空间有限，成本高昂
金牌橱柜采用独立档案室来管理纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量急剧增加，对存储空间的需求也越来越大。这不仅需要企业投入大量的资金用于租赁和维护档案室，还面临着档案存储安全的问题，如火灾、水灾等自然灾害可能会导致档案的损毁。 -
管理利用环节：手工查询，效率低下
在档案管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查档案，这不仅耗时费力，而且查询结果的准确性也难以保证。在需要快速获取档案信息时，这种传统的查询方式往往无法满足企业的需求，影响了企业的决策效率。
合思解决方案：智能化财务归档的破局之道
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统一存储：打破壁垒，数据融合
合思为金牌橱柜提供的解决方案首先实现了档案数据的统一存储。通过打破各系统之间的数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准和规则进行储存和管理。这样一来，企业的财务档案数据形成了一个有机的整体，便于进行统一的查询和分析。 -
业务证据链完整：业财一体，双向穿透
合思的解决方案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条。通过对业务流程的深入分析和梳理，将不同环节的会计资料进行关联，形成了一个完整的业务证据链。这样，企业在进行财务分析和决策时，可以从业务和财务两个角度进行双向穿透，更加全面地了解企业的运营状况。 -
数据共享，一站式查阅：聚合呈现，便捷高效
为了提高档案查询的效率，合思以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据。通过构建会计资料的结构树，用户可以快速定位到所需的档案信息，实现一站式查阅。这种便捷高效的查询方式大大节省了用户的时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：自动采集，降本增效
针对海量的银行回单管理问题，合思实现了银行回单的无纸化管理。通过自动采集、切割和组装银行回单，将其以电子形式存储在系统中，避免了传统纸质回单的打印和存储成本。同时，电子回单的查询和使用更加便捷，进一步提高了工作效率。
实施过程：精细规划，稳步推进
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数据采集与整合：自动连接，统一管理
合思通过生成式接口自动采集金牌橱柜各系统中的档案数据。这些接口能够与企业现有的财务、业务系统进行无缝对接，实现数据的实时传输和共享。通过将不同系统的数据进行统一存储和管理，消除了数据孤岛，为后续的业务处理和分析提供了坚实的数据基础。 -
关联规则配置：自动匹配，形成链条
为了实现不同系统、不同类别会计凭证的自动关联匹配及组装，合思配置了详细的档案关联规则。这些规则根据业务逻辑和财务要求进行设置，能够准确地识别和关联相关的会计凭证，形成完整的业务链组合数据。通过这种方式，企业的财务档案管理更加规范化和标准化，提高了数据的准确性和可靠性。 -
银行回单无纸化处理：自动操作，高效管理
在银行回单处理方面，合思实现了自动采集、切割和组装的功能。系统能够自动从银行系统中获取回单数据，并进行切割和组装，将其转化为符合企业要求的电子回单。这种自动化的处理方式不仅提高了工作效率，还减少了人工操作带来的错误和风险。 -
证据链搭建：业务核心，双向穿透
合思通过对会计资料之间关系的深入分析和挖掘，搭建了以业务为核心的证据链条。在这个链条中，每一个会计资料都与相关的业务环节紧密相连，实现了业财一体的双向穿透。企业在进行财务审计和决策时，可以通过这个证据链条快速追溯到业务的源头，更加准确地了解业务的真实情况。
成果效益：显著提升，价值凸显
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效率提升：匹配查询，大幅提速
金牌橱柜在使用合思的解决方案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持等。工作效率的大幅提升，为企业的发展提供了有力的保障。 -
成本降低：节省开支，效益显著
通过实现银行回单无纸化管理和优化档案存储方式，金牌橱柜预估节省总体成本30万+/年。这些节省下来的成本可以用于企业的其他发展项目，进一步提升企业的竞争力。 -
合规保障：100%合规，安心经营
合思的解决方案确保了金牌橱柜的档案管理符合相关法规和标准，档案合规性达到100%。这为企业的稳健发展提供了坚实的保障，避免了因档案管理不合规而带来的法律风险。
客户评价：高度认可，好评如潮
金牌橱柜相关负责人表示：“合思的解决方案让我们的档案管理工作变得更加高效和便捷，大大降低了我们的成本，同时也保障了档案的合规性。通过智能化财务归档，我们能够更加快速地获取准确的财务信息，为企业的决策提供了有力支持。”这种积极的评价充分体现了金牌橱柜对合思解决方案的高度认可和满意。
智能化财务归档已经成为企业提升管理效率和竞争力的重要手段。金牌橱柜的成功经验为其他企业提供了一个可借鉴的范例。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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