在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。它犹如一把精准的手术刀，能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，它又似一位精打细算的管家，能有效降低单位的运行成本及资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度探索与丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例而发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义，为众多企业在电子会计档案管理方面提供了宝贵的经验和指引。
纸质档案管理痛点：企业前行的绊脚石
在传统的企业运营中，纸质档案管理犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多困扰。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，就像陷入了一场繁琐的迷宫之旅。财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间的束缚，查找时犹如大海捞针，要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更令人担忧的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着纸质档案管理的难题。档案耗材、打印、存储成本高得惊人，门店报销周期长达2个月，效率低下。而且，对于电子会计凭证文件，企业缺乏有效的管理手段，就像在黑暗中摸索，难以掌握其准确信息。
云南菜品牌连锁经营企业也深受纸质档案管理之苦。纸质档案打印成本和存储成本居高不下，大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费了大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，时刻面临着丢失、损毁等风险。海量的资料需要人工查找，耗时耗力，企业无法有效利用档案资源，就像捧着一堆宝藏却无法挖掘其价值。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，流程繁琐至极。财务临时保管1年后，还要移交综合档案管理，由独立档案室存放纸质档案。企业以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下，浪费了大量的人力和时间。
合思档案解决方案：开启全生命周期管理新时代
合思档案为企业提供了一套全面、高效的整体解决方案，犹如一位贴心的管家，全程呵护企业的电子会计档案。
合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，它整合了外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够快速、准确地采集各种电子会计档案信息。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理奠定了坚实的基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案的安全、有序管理。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。
档案采集具有开放式接口互联·自主采集的特点，就像一个开放的港口，能够与各种系统和平台进行无缝对接。大文件自动切割·数电票自动化解析功能，能够快速处理大量的电子文件，提高工作效率。
档案制档实现了智能关联·自动组装，就像一位智能的工匠，能够将各种档案信息自动关联和组装在一起。同时，它还进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。
档案管理做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展，就像一位严格的门卫，能够精准控制档案的访问权限。水印管理·档号符合国标要求，为档案的安全和合规性提供了保障。
合思档案核心模块：便捷高效的数字化利器
合思档案的核心模块犹如一把把锋利的宝剑，为企业提供了便捷、高效的数字化服务。
便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，让企业能够快速获取所需的档案信息。就像在一个大型图书馆中，无需翻找纸质书籍，只需轻点鼠标，就能轻松找到所需的资料。
自动归档功能是合思档案的一大亮点。它可根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。这就像一位勤劳的秘书，能够自动整理和归档各种文件，释放财务人员的精力。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，为企业的财务管理提供了有力支持。
数据共享方面，合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。查阅便捷高效，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。就像在一个大型的数据仓库中，能够快速找到所需的信息，提高工作效率。
合思档案还支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审，实现档案全场景数字化利用。这就像为企业的内部审计提供了一个强大的工具，能够快速、准确地获取所需的档案信息，为企业的合规经营提供保障。
合思档案竞争优势：成本节约与合规保障的双重利器
与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势，就像一颗璀璨的明星，在众多产品中脱颖而出。
从成本节约角度来看，以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，合思档案能够为企业带来可观的成本节约。年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。这就像为企业节省了一笔巨大的开支，让企业能够将更多的资金投入到核心业务中。
在合规性保障方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储。通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。这就像为企业的财务管理加上了一道坚固的防线，确保企业的合规经营。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这就像一个庞大的服务网络，能够为客户提供高效、全面的服务。
截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，众多企业的选择证明了合思档案的可靠性和优势。
合思档案成功案例：多行业的显著收益典范
合思档案在不同行业的成功应用，为众多企业带来了显著的收益，就像一个个鲜活的案例，展示了其强大的实力。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了惊人的成效。减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这就像为企业注入了一剂强心针，让企业的财务管理更加高效、便捷。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，也实现了巨大的突破。纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这就像为企业开辟了一条新的发展道路，让企业在数字化转型的道路上越走越远。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。这就像为企业找到了一把打开成功之门的钥匙，让企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这就像为企业的财务管理带来了一场革命，让企业的档案管理更加规范、高效。
合思服务体系：全方位的贴心保障
合思拥有一套完善的服务体系，就像一个温暖的大家庭，为客户提供全方位的贴心保障。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。强大的研发团队能够不断优化产品，满足企业日益变化的需求。这就像为企业提供了一个强大的技术后盾，让企业在数字化转型的道路上无后顾之忧。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地企业提供及时、高效的服务，解决企业在使用过程中遇到的问题。这就像在企业身边设置了一个个贴心的服务站，让企业能够随时得到帮助。
通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，确保企业无论身处何地都能享受到合思的优质服务。这就像一张庞大的服务网络，将企业紧密地连接在一起。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，形成了完善的服务体系。这就像为企业提供了一站式的财务管理解决方案，让企业的财务管理更加轻松、高效。
在财务数智化的浪潮中，合思档案无疑是一颗耀眼的明星。它能够帮助企业挖出更多净利润，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。众多企业的成功案例证明，合思档案能够有效解决企业在档案管理方面的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。未来财务用合思，合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。企业选择合思档案，能够顺应电子凭证全流程无纸化的发展趋势，提升自身的财务管理水平和竞争力。如果您也想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨现在就免费试用，开启财务数智化转型的新征程！
