会计档案电子化系统：助力企业财务档案管理新变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策规划明确，2025 年将完成数电票全覆盖。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，这标志着企业正式迈入“数字化凭证时代”。然而，数电票管理要求的特殊性，给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设犹如亟待补齐短板的拼图，急需“恶补”相关能力。

在纸电混合的时代背景下，企业的不同角色都面临着各自的难题。企业高管们头疼于纸质档案管理成本居高不下，不仅存储占地大，而且档案数据如同沉睡的宝藏，难以分析利用；财务人员每日被海量的档案数据淹没，整理工作耗时耗力，还需手动逐一匹配核对；业务人员则深陷报销纸质票据流程繁琐的泥沼。

同时，纸质档案还存在着诸多成本和风险问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本如同流水一般，档案室和档案柜等存储空间的需求也像无底洞；隐形成本上，手工装册归档的重复性工作如同永不停歇的车轮，查询调阅条件的粗糙使得数据无法有效发挥价值；合规风险更是如高悬的达摩克利斯之剑，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

在这样的困境下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一款专业的会计档案电子化系统，帮助企业从容应对财务档案管理的新挑战。

多元方案满足多样需求

合思档案的会计档案电子化系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案。该系统广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。它不仅涵盖了电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表等，还包含纸质档案，如自定义档案、实物备查解决方案等。

大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案则可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，为企业提供了全方位、多层次的档案管理支持。

强大功能铸就卓越体验

合思档案的会计档案电子化系统具备档案全生命周期管理、多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等一系列强大功能。

在电子会计档案全生命周期管理方面，包括智能采集，外部生态可通过规则引擎等进行采集，内部则通过 EAI 插件等采集；预归档服务能够实现自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等；统计分析则有进销项统计、资金统计等。

多源采集支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，实现查阅便捷。

在档案管理方面，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则。

核心亮点凸显独特优势

合思档案的会计档案电子化系统拥有诸多核心亮点。

合规性方面，该系统做到应收尽收，“四性检测” + “业务检测” 满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，符合国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，满足档案全生命周期管理闭环要求。

降本增效显著，可节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%、检索效率提升 90%、实现管理合规性 100%，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

资源重组方面，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。

不同角色畅享专属价值

对于 CEO/高管而言，合思档案的会计档案电子化系统可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，该系统可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

典型场景展现广泛应用

合思档案的会计档案电子化系统具有丰富的典型使用场景。

多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

实物档案全流程管理定位，在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统在具备实物档案线上化管理能力的同时，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，实现线上线下高度关联。

成功案例见证卓越成效

众多企业采用合思档案的会计档案电子化系统后，取得了显著成效。

某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量 14W +、单据总量 50W +，数据加载 30s、关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次、单据与单据关联次数 800 亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。采用单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用单套制管理方案后，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

市场定位彰显领先地位

合思档案的会计档案电子化系统是领先的单套制电子会计档案管理平台。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技 50 强等荣誉，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证。

该系统拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案的会计档案电子化系统能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案的会计档案电子化系统将在其中发挥重要作用。

如果您的企业也想开启高效财务档案管理之旅，不妨拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站，还能免费试用合思档案的会计档案电子化系统，体验其带来的卓越价值。