在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借卓越的设计与制造能力，成为行业的佼佼者。它拥有国家认定厨房工业设计中心，被评为国家认定“智能制造示范企业”。全球超4000家高端品牌专卖店，海内外5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000 + ，展现出强大的规模和实力。
然而，随着企业的不断发展，金牌橱柜在财务档案管理方面逐渐面临诸多挑战。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此庞大的财务数据量，使得装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。这些问题严重影响了企业的运营效率和成本控制，财务数据分析的难度也日益加大。
管理困境：财务档案“迷局”待解
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整理环节：数据散落难寻
在财务档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统中。档案数据难以有效利用，财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这一过程不仅繁琐，而且容易出错。每一张凭证、每一份单据都需要人工处理，大大增加了工作强度和时间成本。同时，由于数据的分散，财务数据分析也变得困难重重，难以从海量的数据中提取有价值的信息。 -
保管环节：流程复杂繁琐
财务档案的保管环节同样存在问题。财务临时保管1年后才移交综合档案管理，这期间需要进行多次的交接和整理，容易出现档案丢失或损坏的情况。而且，不同部门之间的沟通和协调也存在一定的障碍，进一步影响了档案管理的效率。 -
存储环节：纸质档案压力大
独立档案室存放纸质档案，虽然有一定的安全性，但也面临着存储空间有限、维护成本高的问题。随着企业业务的不断拓展，纸质档案的数量不断增加，档案室的空间越来越紧张。同时，纸质档案的查找和借阅也非常不便，需要人工在众多的档案中逐一查找，浪费了大量的时间和精力。 -
管理利用：人工翻查效率低
在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这种方式不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。在进行财务数据分析时，由于纸质档案的局限性，难以快速准确地获取所需的数据，影响了决策的及时性和准确性。
合思方案：破局财务档案管理难题
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统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供的财务档案管理解决方案，首先实现了统一存储。打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这样一来，所有的财务数据都集中在一个平台上，方便了财务人员的管理和查询。同时，也为财务数据分析提供了更全面、准确的数据支持。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
搭建会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，财务人员可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，实现财务数据与业务数据的无缝对接。在进行财务数据分析时，可以从业务的角度出发，深入挖掘数据背后的含义，为企业的决策提供更有价值的参考。 -
数据共享：一站式查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。财务人员可以通过一个平台快速准确地获取所需的档案信息，大大提高了查询效率。同时，数据的共享也促进了部门之间的协作和沟通，提高了企业的整体运营效率。在财务数据分析方面，这种便捷的查询方式可以让分析人员更快地获取数据，进行深入的分析。 -
银行回单无纸化：降本增效
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅节省了大量的打印成本和存储空间成本，还提高了档案管理的效率。银行回单的自动采集和处理，减少了人工操作的错误和繁琐，为财务数据分析提供了更准确的数据来源。
实施过程：精心打造数智化之路
合思团队与金牌橱柜相关人员进行了深入的沟通，详细了解其现有档案管理流程和需求。在充分了解的基础上，按照解决方案的要求，对合思档案系统进行个性化配置和开发，确保与金牌橱柜业务系统无缝对接。
为了让金牌橱柜员工能够熟练使用新的档案管理系统，合思对员工进行了系统操作培训。培训内容包括系统的基本功能、操作流程、注意事项等，使员工熟悉新的档案管理流程和系统使用方法。
在实施过程中，合思不断进行测试和优化。通过模拟各种实际场景，对系统的稳定性、准确性和安全性进行测试，及时发现并解决问题。同时，根据金牌橱柜的反馈和需求，对系统进行优化和改进，确保系统稳定运行和方案有效实施。在这个过程中，财务数据分析也贯穿始终，通过对实施过程中的数据进行分析，及时调整方案，提高实施效果。
显著成果：数智转型成效初显
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效率提升：档案整理与查询大提速
实施解决方案后，金牌橱柜的档案管理效率得到了显著提升。档案匹配耗时减少84%，大大提高了档案整理效率。财务人员不再需要花费大量的时间进行手工匹配和装订，工作强度明显降低。同时，档案查询耗时减少80%，方便员工快速获取所需档案信息。在进行财务数据分析时，能够更迅速地获取数据，提高了分析的效率和准确性。 -
成本降低：节省企业运营开支
预估节省总体成本30万 + /年，降低了企业的运营成本。通过银行回单无纸化、减少打印成本和存储空间成本等方式，为企业节省了大量的资金。这些节省下来的成本可以用于企业的其他发展项目，提高企业的竞争力。 -
合规保障：档案管理合规达标
档案合规性达到100%，满足了企业合规管理的要求。合思的解决方案严格遵循相关法律法规和企业内部规定，确保档案管理的合规性。在财务数据分析方面，合规的数据可以为企业的决策提供更可靠的依据，降低企业的风险。
客户反馈：高度认可数智化方案
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司档案管理的难题，提高了工作效率和准确性。在财务数据分析方面，提供了更全面、准确的数据支持，为企业的决策提供了有力的依据。
财务人员反馈，新的档案管理系统操作简便，数据共享和查询功能大大节省了他们的时间和精力。现在，他们可以更专注于财务数据分析和决策支持工作，为企业的发展贡献更多的价值。
企业管理层认为，与合思的合作推动了公司的数字化转型，提升了企业的竞争力。在当前经济环境下，数字化转型是企业发展的必然趋势，合思的解决方案为金牌橱柜的数字化转型提供了有力的支持。
员工普遍认可新的档案管理模式，认为其更加便捷、高效，为日常工作带来了很大的便利。在财务数据分析方面，员工可以更方便地获取所需的数据，提高了工作效率和质量。
在当今数字化浪潮中，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其强大的技术实力和服务能力，为企业提供了全方位的财务数智化解决方案。合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术实力和服务能力。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思的财务数智化服务，现在免费试用，开启企业财务数智化转型之旅！
