合思档案：开启数字票据处理与财务档案管理新时代

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。企业高管们为纸质档案管理的高额成本、庞大的储存占地以及难以分析利用的档案数据而忧心忡忡；财务人员每日深陷于海量档案数据的整理工作中，手动匹配、核对确认，枯燥繁复的操作消磨着他们的精力；业务人员在出差、招待后的报销环节，繁琐的纸质票据留存与上交流程，如同无形的枷锁，耗费着大量的时间。

企业不仅要承受高显性成本，如纸质凭证输出的高昂耗材成本，以及为档案室和档案柜付出的巨大存储空间成本；还要面对高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法有效利用；更要警惕高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票管理要求特殊，企业的信息化建设亟待加强，迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体问题依然影响着企业的全面数字化进程。

而合思档案，正是为解决这些难题而生，在数字票据处理方面有着卓越的表现，能够为企业提供全方位、一体化的财务档案管理解决方案。

合思档案解决方案：数字票据处理的多面手

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，它就像一位神通广大的“连接大师”，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案让数字票据处理变得更加便捷高效。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则赋予了企业更多的自主权。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案为数字票据处理提供了坚实的保障。通过可视化的规则引擎，它提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案核心功能亮点：数字票据处理的强大引擎

• 多源采集功能：灵活采集数据
  多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，在数字票据处理中能够精准获取所需数据。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。

• 智能制档功能：高效整合数据
  智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，在数字票据处理中减少了90%的人工匹配工作量。它还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件功能：优化存储管理
  专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，在数字票据处理中为企业节省了大量的存储资源。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：保障数据质量
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保数字票据处理的准确性和合规性。

合思档案使用收益：数字票据处理带来的红利

• 显著降本增效
  合思档案能让企业显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本、整理成本，提高了检索效率，确保管理合规性。例如，能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%，在数字票据处理方面为企业节省了大量的人力、物力和财力。

• 闭环全量业财系统连接
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，数字票据处理也能在这样的全链路中发挥更大的作用。

• 资源重组与效益最大化
  合思档案实现了企业资源重组，让前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。它满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，具备广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，在数字票据处理中为企业提供了稳定可靠的支持。

• 不同角色收益各异
  不同角色使用合思档案有不同收益。CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效；归档员/财务可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率；外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，在数字票据处理的各个环节都能为不同角色带来便利。

合思档案典型场景：数字票据处理的应用舞台

• 数电票处理一体化
  企业在处理数电票时，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让数字票据处理更加顺畅。

• 纸电混合阶段实物备查
  在“纸电混合”阶段，合思档案的实物备查功能可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，如支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，支持集团共享、批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，为数字票据处理中的纸电混合管理提供了有效解决方案。

• 档案查询调阅精细化
  企业在进行档案查询调阅时，合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的查询调阅方式，让数字票据处理后的档案查询更加精准高效。

• 档案管理权限与目录灵活
  企业在进行档案管理时，合思档案的权限管理功能支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，实现精准管控；档案目录支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为数字票据处理后的档案管理提供了灵活的权限和目录设置。

合思档案客户成功案例：数字票据处理的实践见证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，在数字票据处理方面取得了显著成效。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，数字票据处理更加高效规范。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，管理成效良好。实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，数字票据处理得到了极大的改善。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理现状。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，管理成效显著。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，数字票据处理也更加顺畅有序。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都是企业实现这一目标的有力工具。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业应抓住机遇，选择合思档案，开启免费试用，解决财务档案管理难题，实现数字化转型和降本增效，让数字票据处理更加轻松高效。