在数字化浪潮席卷而来的今天，企业的经营管理模式正经历着深刻的变革。尤其是在财务档案管理领域，随着数电票的快速发展，一场前所未有的挑战正摆在企业面前。
政策的推动让数电票的全面覆盖成为必然趋势，2025 年数电票将实现全覆盖。这意味着企业的财务档案管理必须适应新的要求，信息化建设刻不容缓。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。企业急需一个专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合的时代，企业面临着诸多档案管理痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，而且档案数据未汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间的枯燥繁复工作，还需手动逐一匹配核对确认。业务人员在出差招待后，报销纸质票据留存上交流程繁琐，耗费大量时间。
这些问题不仅造成了高显性成本，浪费企业资源，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；还导致了高隐形成本，使内部协作滞后，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；更带来了高合规风险，造成财税管理低效，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。
好在国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。而且电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环。正是在这样的时代背景下，合思档案产品应运而生。
合思档案解决方案：量身定制的档案管理秘籍
合思档案为企业提供了一套全方位、多层次的解决方案，满足不同场景下的档案管理需求。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过电轨运行实现线上一套电子数据管理。财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
合思档案核心功能：数字化档案管理的强大引擎
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能使其在档案管理领域脱颖而出。
多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。手动采集可自主补录，不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能可实现电子凭证数据自动匹配组装，实现“四性检测 + 业务检测”。规则引擎可自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。权限管理可精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
档案应用功能实现电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。
合思档案应用案例：真实场景下的卓越成效
众多企业已经见证了合思档案的强大实力，以下是一些实际应用案例。
某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化的解决方案。通过合思档案的费用控制系统，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化使档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。借助费用控制系统，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案可精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。通过费用控制系统，管理成效显著，统一储存打破数据孤岛，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
某民办教育集团档案管理低效，采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，借还状态更新不及时。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。依靠费用控制系统，管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com ，还可通过微信公众号和小程序获取相关信息。选择合思档案，企业能实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨点击下方链接免费试用，开启企业档案管理的数字化变革之旅！
