基于云的财务管理：合思档案引领电子会计档案管理新变革

在企业数字化转型的浪潮中，财务管理的数字化升级已成为必然趋势。特别是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战。传统的档案管理方式在数电票时代显得力不从心，企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合的当下，企业面临着诸多档案管理难题。企业高管需应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困境；财务人员要花费大量时间处理海量档案数据，工作枯燥且效率低下；业务人员则饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。从成本角度看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这是高显性成本；而手工装册归档的重复性工作、查询调阅条件的粗糙以及数据无法有效利用，则构成了高隐形成本。此外，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏，带来高合规风险。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。基于云的财务管理成为企业解决这些问题的关键，而合思档案正是这一领域的佼佼者。

合思档案：开启档案管理新征程

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一位智慧的管家，为企业提供了全方位的档案管理解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

其业务流转涵盖了从业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用的全流程。在这个过程中，合思档案实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。它就像一条高效的生产线，让档案管理变得井然有序。而且，合思档案还具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，为企业解决了内外交困的档案管理问题。它能节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，真正实现了基于云的财务管理的高效运作。合思档案拥有多种功能模块，如发票的大数据解决方案、单据的档案扩展解决方案等，不同模块对应不同的系统支持，为企业提供了更加个性化的服务。

核心功能：科技赋能档案管理

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。这就好比为企业搭建了一座便捷的数据桥梁，让不同系统的数据能够顺畅地汇聚到一起。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷手动数据补录方式。例如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过这些方式，合思档案确保了数据采集的全面性和准确性，为基于云的财务管理提供了坚实的数据基础。

• 智能制档：高效精准的档案组装大师
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，就像一位经验丰富的大师，能够精准高效地完成档案组装工作。完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。这一功能大大提升了档案管理的效率和价值，使得基于云的财务管理更加智能。

• 专用格式版式文件：创新存储的先锋
  合思档案在专用格式版式文件方面也有独特的创新。它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。这种创新的存储方式为企业节省了成本，也提升了档案管理的灵活性，是基于云的财务管理的一次大胆创新。

• 双模式检测：数据安全的守护者
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据安全和合规的重要手段。它围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这就像一位忠诚的守护者，时刻守护着企业档案数据的安全，确保基于云的财务管理的合规性。

优势凸显：对比传统更胜一筹

• 成本优势：精打细算的省钱能手
  与传统档案管理方式相比，合思档案在成本方面具有显著优势。传统纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用。而合思档案可节约70%的纸张成本、75%的整理成本。它就像一位精打细算的省钱能手，为企业降低了运营成本，让基于云的财务管理更加经济高效。

• 效率优势：快速精准的查询利器
  在效率方面，传统档案查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，实物翻阅效率低。而合思档案检索效率提升90%，可实现海量数据秒级查询，能快速定位相关档案，降低查询难度。它就像一把快速精准的查询利器，让企业在浩如烟海的档案数据中能够迅速找到所需信息，大大提高了工作效率，体现了基于云的财务管理的高效性。

• 合规优势：政策合规的坚定拥护者
  合规性是企业档案管理的重要考量。传统电子会计凭证文件无有效管理手段，纸质档案存在因不可抗力损坏的风险。而合思档案通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。它就像一位坚定的政策合规拥护者，为企业的档案管理保驾护航，确保基于云的财务管理的合法性和规范性。

• 管理优势：规范统一的管理专家
  传统档案管理流程复杂，人工环节多，各分子公司管理标准不一，数据不互通。而合思档案实现了档案管理的电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。它就像一位规范统一的管理专家，让企业的档案管理更加有序，提升了企业的整体管理水平，推动了基于云的财务管理的发展。

应用案例：实践验证实力

• 某企业：降本增效的成功典范
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效，数据指标显著提升。这一案例充分证明了合思档案在大型企业中的强大实力，展示了基于云的财务管理在实际应用中的卓越效果。

• 某集团型企业：标准化管理的标杆
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。该案例成为了集团型企业档案标准化管理的标杆，体现了基于云的财务管理在集团化企业中的重要价值。

• 某企业：数据整合的先锋
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，纸质档案管理存在诸多问题。使用合思档案后，统一储存档案，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这一案例展示了合思档案在数据整合方面的强大能力，为企业的数据管理带来了新的活力，是基于云的财务管理在数据整合领域的先锋。

• 某教育集团：高效管理的典范
  某教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在痛点。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。该案例为教育行业的档案管理提供了借鉴，体现了基于云的财务管理在教育领域的适用性和优势。

展望未来：合思档案助力企业数字化转型

合思档案能为企业解决档案管理的内外交困问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值，助力企业实现业财融合。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，满足企业不断变化的需求，帮助企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。在未来，合思档案将继续发挥其技术和服务优势，为更多企业提供优质的电子会计档案管理解决方案，推动企业财务数字化进程。

如果您想体验基于云的财务管理带来的高效与便捷，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。