会计档案存储方案革新：合思档案引领财务数智化新风尚

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验，精选的各行各业优质“无纸化”实践企业案例所形成的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。

传统困局：纸质档案管理痛点凸显

在企业的财务工作中，传统的纸质档案管理模式犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多困扰。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，常常需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来十分困难，要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求极高，成本也随之水涨船高。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。

COMMUNE幻师同样面临着诸多问题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月，对于电子会计凭证文件更是缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营也有类似的困扰，纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，这无疑增加了企业的负担。档案存储成本也不容小觑，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工逐一查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后还要移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。每年进行实物稽查时，都需要人工逐一翻查，效率极低。

合思破局：全面系统解决方案问世

面对传统纸质档案管理模式的诸多痛点，合思档案提出了一套全面且系统的解决方案。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破了传统报销模式的困境，推动企业实现数字化和绿色化的协同转型。它提供全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。在智能采集方面，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等多种方式获取档案数据，实现大文件自动切割和数电票自动化解析。预归档服务集成了多种功能，利用规则引擎和元数据服务等确保档案数据的有序性和可追溯性。基础管理模块提供档案存储、检索、借阅、销毁等功能，精准权限管控保证数据安全，档案目录灵活扩展满足不同企业的需求。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供有力支持。

核心优势：独特功能模块价值彰显

合思档案的核心模块功能具有独特的优势和价值。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，涵盖了电子会计档案全生命周期管理的采集、制、管、用四个环节。

在智能采集环节，合思档案通过多种方式获取档案数据，实现大文件自动切割和数电票自动化解析。这一功能大大提高了档案数据的采集效率，减少了人工操作的繁琐。预归档服务集成了多种功能，利用规则引擎和元数据服务等确保档案数据的有序性和可追溯性。基础管理模块提供档案存储、检索、借阅、销毁等功能，精准权限管控保证数据安全，档案目录灵活扩展满足不同企业的需求。在档案存储方面，合思档案采用先进的技术，确保档案数据的安全可靠。在检索方面，提供多维检索和一站式预览功能，让用户能够快速准确地找到所需档案。在借阅方面，支持在线借阅和异构系统联查，方便用户使用。在销毁方面，严格按照相关规定进行操作，确保档案数据的安全销毁。

竞争突围：对比优势凸显显著成效

与其他同类产品相比，合思档案具有明显的竞争优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。

以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。此外，合思档案还可实现财务档案归档效率、员工报销效率的大幅提升。例如，中文传媒使用合思档案后，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%。

合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的技术和服务支持。

实战见证：多行业成功案例展现价值

合思档案在多个不同行业都有成功的应用案例，充分展示了其在实际应用中的效果和价值。

好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查提升了工作效率。自动组装功能让审计更加便捷。借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了人力成本50%，提高了工作效率。资产化深度分析档案数据满足了内审需求，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店的业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用更加便捷。多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现了100%的合规降本。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了四证。搭建业务证据链，实现了业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。

服务护航：全方位支持体系保障前行

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的支持。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，具备强大的技术研发能力，能够不断优化和升级产品。在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，为客户提供本地化的服务和支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，借助合作伙伴的资源和优势，进一步拓展服务范围，为客户提供更全面的解决方案。合思拥有丰富的行业经验和案例，能够根据不同行业客户的特点和需求，提供个性化的服务和解决方案。

综上所述，合思档案在推动企业财务数智化转型中发挥着重要作用。它助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，这充分体现了合思在市场上的认可度和影响力。随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思档案将不断创新和完善，为更多企业提供更优质的财务数智化服务和会计档案存储方案。如果您想体验这一优秀的会计档案存储方案，不妨点击免费试用，开启财务数智化新征程。