在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票时代正以不可阻挡之势改变着企业的财务管理格局。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业的信息化建设亟待加强，急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着档案管理的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本居高不下，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析利用；财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作既耗费时间又枯燥繁复；业务人员更是深受报销纸质票据流程繁琐之苦，大量时间都浪费在报销环节。而费用核算系统在这样的背景下，也面临着效率低下、准确性不足等问题。此时，合思档案应运而生，为企业解决费用核算系统中的档案管理难题，其重要性和及时性不言而喻。
合思档案：财务数智化的得力助手
北京合思信息技术有限公司创立于 2014 年，多年来一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。公司凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，在行业内树立了良好的口碑。
合思档案作为公司的核心产品之一，是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，有效提升了费用核算系统的整体效能。
核心功能：打造高效费用核算系统
合思档案具有电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理的强大功能。它涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等功能模块，每个模块都有相应的解决方案。例如，发票模块采用大数据解决方案，能够对发票进行精准分析和管理；单据模块的档案扩展解决方案，让单据管理更加灵活高效。
合思档案具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。从业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用，全流程实现高效处理，确保应收尽收。“四性检测 +“业务检测”满足了财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现了归档即合规，为费用核算系统提供了坚实的保障。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，还支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有便捷的手动数据补录方式，使得费用核算系统的数据来源更加丰富和准确。
智能制档功能则让合思档案在费用核算系统中脱颖而出。通过规则引擎，电子凭证数据能够自动匹配组装，会计档案关联规则可以可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提高了费用核算系统的工作效率。
优势对比：传统与现代的鲜明反差
传统纸质档案管理存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这无疑增加了企业的费用核算负担。高隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，使得费用核算系统难以发挥应有的作用。高合规风险更是让企业头疼不已，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，严重影响了费用核算的准确性和合规性。
相比之下，合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题。它可 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，100%保证管理合规性。合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它 100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为费用核算系统的稳定运行提供了有力支持。
应用案例：见证合思档案的实力
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。费用核算系统在这样的情况下，效率低下且容易出错。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。通过合思档案的应用，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本，费用核算系统也得到了极大的优化。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。费用核算系统受到这些问题的影响，准确性和效率都大打折扣。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，费用核算系统的运行也更加顺畅。
未来展望：引领费用核算系统新潮流
合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在费用核算系统方面，它能够提高核算的准确性和效率，降低成本，为企业的财务管理提供有力支持。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，未来将持续为企业提供更优质、高效的服务，帮助企业更好地适应数字化时代的发展，进一步优化费用核算系统。
