在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正经历着前所未有的变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业面临着巨大的挑战。数电票的快速扩张，在收票和开票方面都带来了新的要求。在收票上，多项政策赋予了电子发票和电子凭证与纸质票据同等的法律效力，并且要求实现电子发票无纸化报销、入账、归档和存储等；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。
然而，数电票有着特殊的管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。这就使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合时代，企业不同层面都面临着档案管理的难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被档案数据量大、整理耗时且枯燥繁复的工作所困扰；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐而苦恼。传统档案管理更是存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，比如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。发票规范化管理成为了企业亟待解决的重要课题。
创新方案引领档案管理新潮流
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为发票规范化管理提供了有力支撑。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程分为实物流转和电轨运行。实物流转涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和财务入账等环节；电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，档案数据勾稽关系完整，纸质原文件混序归档，确保会计档案应收尽收且合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业能够按自身管理需求自定义归档目录，进一步推动发票规范化管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，这对于发票规范化管理至关重要。
核心功能铸就档案管理强大优势
合思档案在多源采集方面表现出色，有力促进了发票规范化管理。它支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。此外，也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，确保发票等档案准确关联。
在档案管理方面，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，有利于发票等档案的有序管理。
档案应用实现了电子与实物档案高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，为发票规范化管理提供了便捷的查询和应用方式。
成功案例见证档案管理卓越成效
某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。在发票规范化管理方面面临巨大挑战。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，有效提升了发票等档案的管理效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题，发票管理也缺乏规范。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有力推动了发票规范化管理。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，极大地改善了发票规范化管理水平。
某中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散难以查找等问题，发票管理也较为混乱。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有效实现了发票规范化管理。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的合规、高效和数字化转型，在发票规范化管理方面发挥着重要作用。
如果您的企业也在为档案管理难题而烦恼，不妨选择合思档案来解决问题。合思在北京、上海、杭州等多个城市设有办公地点。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，还可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取更多信息。现在，您可以免费试用合思档案，开启发票规范化管理的全新篇章。
