在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度改变着企业的财务管理模式。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，紧接着12月1日民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明我国电子凭证改革已然驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代的大幕正缓缓拉开。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度耕耘与丰富的案例经验，合思精心挑选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，好想你健康食品股份有限公司便是其中一颗璀璨的明星。好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，经过多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。
困境重重：好想你财务文档流转旧疾待医
在使用合思档案之前，好想你健康食品股份有限公司在财务文档流转方面面临着诸多棘手的问题。这些问题如同隐藏在企业发展道路上的绊脚石，严重阻碍了企业的高效运营。
-
归档难题：时间与精力的双重消耗
财务归档工作本就是一项细致且繁琐的任务，而好想你在这一环节更是困难重重。财务人员在归档时，需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都需要反复确认，稍有不慎就可能出现错误。在这个过程中，档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，不仅需要花费更多的时间去寻找，还可能会影响到后续的财务工作，给企业带来不必要的损失。这种归档方式不仅效率低下，还耗费了大量的人力和时间成本，使得财务人员的工作压力倍增。 -
查找困境：时空限制下的效率瓶颈
纸质档案的查找问题一直是好想你面临的一大难题。由于纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。财务人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找，不仅要考虑档案的存放位置，还要考虑档案的分类和编号。在急需调阅档案时，这种查找方式往往无法满足实时调阅的需求，严重影响了工作效率。同时，纸质档案也无法实现同时借阅和精准查找的功能，使得企业在应对紧急情况时显得力不从心。 -
成本之痛：空间与人力的双重负担
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，这无疑增加了企业的运营成本。为了存放这些纸质档案，企业需要专门的档案室，配备专业的档案管理人员。档案室的租赁、装修和维护需要花费大量的资金，档案管理人员的工资和培训费用也是一笔不小的开支。此外，纸质档案的保存还需要考虑防潮、防火、防虫等因素，进一步增加了管理成本。这些成本的增加使得企业在市场竞争中处于不利地位，迫切需要寻找一种更加高效、低成本的档案管理方式。 -
合规之忧：数据安全与保存的潜在风险
在当前的监管环境下，企业的财务档案管理必须符合相关的法律法规要求。然而，好想你原有的纸质档案管理办法却无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，一旦发生意外，数据可能会丢失或损坏，给企业带来严重的后果。此外，纸质档案的管理也难以满足审计和监管的要求，容易出现合规风险。因此，寻找一种更加安全、可靠的档案管理方式成为了好想你亟待解决的问题。
精准施策：合思档案为财务文档流转开良方
面对好想你在财务文档流转方面的诸多难题，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为好想你量身定制了一套全面的解决方案。
-
打破壁垒：数据同源开启高效财务新体验
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源。通过该平台，财务人员可以实现便捷的一键联查功能。当需要查询某一份档案时，只需在系统中输入相关关键词，即可快速定位到所需的档案信息。同时，系统还可以自动关联与该档案相关的其他信息，如单据、发票、回单等，实现了数据的全面整合和共享。这种数据同源的方式有效提升了财务人员的工作效率，减少了不必要的重复劳动，使得财务工作更加高效、准确。 -
自动组装：审计便捷提升企业管理效能
在审计方面，合思档案采用了内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅的方式。系统可以自动对档案数据进行组装和整理，生成符合审计要求的报表和文档。审计人员可以直接在系统中进行审计工作，无需再花费大量的时间和精力去查阅纸质档案。这种方式不仅提升了审计效率，还减少了审计过程中的人为错误，提高了审计的准确性和可靠性。同时，系统还可以对审计过程进行全程记录，方便企业进行内部管理和监督。 -
实物高效管理：虚拟与现实的完美融合
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取该档案的详细信息，包括档案的存放位置、借阅情况等。同时，系统还可以对实物档案的出入库进行实时监控，确保档案的安全和完整。这种实物高效管理的方式使得档案的查阅和管理更加便捷、高效，大大提高了企业的档案管理水平。
成效显著：合思档案为财务文档流转添动力
在使用合思档案之后，好想你健康食品股份有限公司在财务文档流转方面取得了显著的成果。
-
时间成本大幅降低
合思档案的应用使得好想你在财务工作中减少了大量的人工耗时。据统计，使用合思档案后，财务人员的人工耗时减少了90%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算管理等，为企业的发展提供更加有力的支持。同时，总部接收管理耗时也减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这些时间成本的降低不仅提高了企业的工作效率，还提升了企业的整体运营效能。 -
综合成本显著下降
除了时间成本的降低，合思档案还为好想你带来了显著的综合成本节约。通过减少纸质档案的使用和管理，企业预计每年可以减少综合成本20万元。这些成本的节约包括档案室的租赁、装修和维护费用，档案管理人员的工资和培训费用等。同时，合思档案的使用还减少了因档案遗失、损坏等原因带来的潜在损失，进一步降低了企业的运营风险。
展望未来：合思档案引领财务文档流转新潮流
合思档案帮助好想你成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营。在电子凭证数字化转型加速的今天，合思档案将发挥更大的作用，助力更多企业实现财务数智化，挖掘更多净利润。
未来，财务用合思，让有限更有效。合思档案将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的服务。无论是在财务文档流转的便捷性、安全性还是合规性方面，合思档案都将始终保持领先地位。
如果您也想体验合思档案带来的高效财务文档流转解决方案，欢迎拨打联系电话：400 – 105 – 6505，访问网址：www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，开启企业财务数智化的新篇章。
