在数字化浪潮席卷而来的今天，企业财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年即将实现数电票全覆盖，这一变革标志着企业财务档案管理迈入了全新的“数字化凭证时代”。在这个时代，企业急需加强信息化建设，以适应数电票快速扩张带来的收票和开票政策变化。
然而，传统的纸质档案管理模式犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于纸质凭证输出耗材，还需占据大量的存储空间用于档案室和档案柜。而且，这些档案数据难以进行有效的分析和利用，就像一座被遗忘的宝藏，无法为企业决策提供有力支持。
财务人员更是苦不堪言。面对海量的档案数据，他们需要花费大量时间进行整理，工作枯燥繁复，效率低下。业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的问题，浪费了大量的时间和精力。
传统纸质档案管理还存在着高隐形成本和高合规风险。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，导致数据不能得到有效利用。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来巨大的损失。
好在国家政策为企业带来了福音。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环，而合思档案正是顺应这一趋势而生的解决方案。
合思档案：全方位解决方案，满足多样需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，真正做到了会计文件自动归档。
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。对于CEO和高管来说，它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。对于归档员和财务人员而言，它可以提高工作效率，实现档案数据同源，让档案管理变得轻松简单。对于外部审计，它实现了档案外审在线化、可溯源、一键查询借阅、权限一键下放/回收。
单套制解决方案更是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，真正做到了会计文件自动归档。
核心功能与优势：智能高效，引领档案管理新潮流
合思档案的多源采集功能就像一个智能的收纳盒，支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业的个性化需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等，轻松实现会计文件自动归档。
智能制档功能是合思档案的又一利器。它通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，实现了会计文件自动归档的智能化。
档案管理功能具备权限管理，精准管控。它支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，确保会计文件自动归档的规范性和安全性。
档案应用功能实现了多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控和线下实物与电子档案的高度关联等，让会计文件自动归档后的应用更加便捷高效。
应用场景与案例：真实见证，彰显卓越成效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。最终达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使得企业成本降低。数据指标显示，凭证总量、单据总量可观，数据加载和关联匹配时间短，凭证与单据、单据与单据关联次数多，充分体现了会计文件自动归档的优势。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，采用混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升，存储空间成本和纸张打印成本减少，会计文件自动归档为企业带来了实实在在的效益。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、保管环节分散、存储环节依赖纸质、管理方式落后，会计档案散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案翻阅效率低、易损坏丢失，电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，成本效益对比显示在装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本等方面均有大幅降低，预估节省总体成本30W+/年，会计文件自动归档为企业解决了燃眉之急。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张。存储环节实物存档占用空间且易损坏。整理环节财务账表归档装订复杂、易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射搭建业务证据链，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，会计文件自动归档为企业的档案管理带来了质的飞跃。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，而合思档案正是企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下档案管理痛点的得力助手。它能够助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。企业选择合思档案，能在政策推动、合规要求的背景下，实现降本增效，是企业数字化建设的必然选择。
合思档案已经获得了众多企业的认可，服务6000 +企业客户，有7000 +付费企业、300万+未来财务人选择合思。众多知名企业如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都对合思档案给予了高度评价，肯定了其在提升管理效率、实现无纸化、减少成本等方面的作用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码。企业可通过这些方式联系合思，获取更多关于合思档案的信息和服务。合思秉承以客户为中心的服务理念，会聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想体验会计文件自动归档带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业数字化转型之旅。
