合思档案:引领企业财务档案管理数字化变革

合思档案:引领企业财务档案管理数字化变革
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近,企业财务档案管理信息化建设的短板逐渐凸显,亟待补齐。在纸电混合的时代背景下,企业财务档案管理如同陷入了一个复杂的迷宫,面临着诸多痛点。

对于企业高管而言,纸质档案管理就像一个沉重的包袱,不仅成本花费巨大,储存占地,而且档案数据犹如沉睡的宝藏,难以分析利用,无法为企业决策提供有力支持。财务人员则如同在数据的海洋中艰难航行的水手,需要手动逐一匹配、核对确认海量档案数据,工作枯燥繁复,效率低下。业务人员报销纸质票据的流程繁琐,耗费大量时间,降低了工作的积极性和效率。

同时,企业在档案管理方面还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高,档案室和档案柜等存储空间需求大;手工装册归档重复性工作量大,查询调阅条件颗粒度粗糙,导致数据不能有效利用;电子会计凭证文件缺乏有效管理手段,不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外,企业在推行数字化过程中,虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题,但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的束缚,数据存储线下载体影响了企业全面数字化的进程。

合思档案:精准破局的法规遵循工具

面对企业财务档案管理的重重困境,合思档案应运而生,成为企业解决这些痛点的得力法规遵循工具。合思档案提供领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案,广泛连接业财系统,就像一座坚固的桥梁,实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收,满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管来说,合思档案是企业数据资产的守护者和价值挖掘者。它能够沉淀数据资产,保障合规管理,提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化,提升财务服务效率,降本增效,实现绿色低碳运营。有了合思档案这个法规遵循工具,企业高管能够更加从容地应对复杂的财务档案管理问题,为企业的发展做出更明智的决策。

对于归档员/财务而言,合思档案是提高工作效率的法宝。它能让财务人员告别重复低价值工作,使档案数据同源,全流程透明流转,便于监控、分析,轻松完成档案管理,提高档案利用效率。合思档案的出现,就像给财务人员配备了一位智能助手,让他们能够从繁琐的档案管理工作中解脱出来,专注于更有价值的财务分析和决策支持工作。

对于外部审计,合思档案是审计工作的好帮手。它可实现档案外审在线化、可溯源,支持一键查询借阅,权限一键下放/回收,让财务无需与审计重复沟通补充审计资料。合思档案这个法规遵循工具,使得审计工作更加高效、便捷,提高了审计的质量和效率。

功能概览:法规遵循工具的强大武器库

合思档案作为一款专业的法规遵循工具,具备电子会计档案全生命周期管理功能,宛如一个功能强大的武器库,为企业财务档案管理提供全方位的支持。

智能采集是合思档案的重要功能之一。它支持多源采集,接口互联可自主采集,提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件,支持自定义数据采集方案。同时,也支持手动采集,可自主补录零散会计资料,如单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割,还可自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过智能采集功能,合思档案能够准确、高效地收集企业的财务档案数据,为后续的管理工作奠定坚实的基础。

预归档服务则能够自动归档、进行业务检测等,确保档案数据的准确性和完整性。基础管理功能包括档号管理、账套管理等,为档案管理提供了规范化的支持。档案服务功能如身份调查、全文检索等,方便用户快速查找和使用档案数据。统计分析功能可进行进销项统计、资金统计等,为企业提供有价值的数据分析支持。应用层功能如辅助审计、证据方案库等,进一步拓展了合思档案的应用场景。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎自动组装,实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装,整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时,还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化展示,让档案制作更加智能、高效。

此外,合思档案还提供专用格式版式文件,自主采集结构化字段信息,可摆脱传统文件存储形式,实现数据与可读文件实时转化,降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件,档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成,使档案更具扩展性和灵活性。

核心亮点:法规遵循工具的独特魅力

合思档案作为一款优秀的法规遵循工具,具有诸多独特的核心亮点。

便捷调阅不打印,混序归集免组装是其一大特色。它实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程,打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等,确保档案完整性的同时自由穿透档案链,通过关键词检索快速定位相关档案,提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能,实现档案合规不打印,助力双碳目标落地。这一亮点使得企业在档案管理过程中更加便捷、高效,同时也符合环保和可持续发展的要求。

具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案也是合思档案的重要优势。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设,围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测,保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景,提供灵活的档案关系上下游检测,支持金额、数量、票种等精细化方案配置,保障业务数据完整性,检测结果可查阅、可追溯。通过双模式检测方案,合思档案能够确保企业财务档案的合规性和准确性,为企业的财务管理提供可靠的保障。

拥有大数据解决方案是合思档案的又一核心亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据秒级查询,深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节,提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件,具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能,以及海量数据匹配引擎和映射引擎等专利技术支撑。大数据解决方案使得合思档案能够应对企业海量财务档案数据的管理需求,为企业提供更加高效、智能的档案管理服务。

提供实物备查解决方案也是合思档案的一大特色。它智能区分纸电标识,线上、线下高度关联,实现实物档案全流程管理定位,支持打标、到单、装盒、上架流程,可根据实际档案管理场景搭配,支持集团共享、批量作业,实时监控实物档案归档进度,服务单套制,提供线下实物备查清单及档案装盒清单。实物备查解决方案使得企业在管理实物档案时更加方便、快捷,提高了实物档案的管理效率和准确性。

价值体现:法规遵循工具的显著成效

合思档案作为一款法规遵循工具,为企业带来了显著的价值体现。

显著的降本增效是合思档案的重要价值之一。它能让企业彻底告别传统手工归档,档案不打印,节约纸张成本、整理成本,提升检索效率,保障管理合规性。例如,可节约70%纸张成本、75%整理成本,检索效率提升90%,管理合规性达100%。通过降低成本、提高效率,合思档案帮助企业更加有效地“收紧钱袋子”,提升了企业的经济效益。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”,补足信息化建设空白,拉通业财税档全链路,让数据“活起来”。从数据到决策,真正利用档案数据,实现数据价值。合思档案使得企业的财务档案数据能够在不同系统之间顺畅流通,为企业的财务管理和决策提供更加全面、准确的数据支持。

实现资源重组,前后端数据同源,流程全息贯通,管理能效提升,助力企业实现业财融合,实现企业效益最大化。合思档案打破了企业内部不同部门之间的数据壁垒,实现了数据的共享和协同,提高了企业的整体运营效率和管理水平。

满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。具备广泛连接的能力,可连接各类异构业财系统,广泛采集数据;能100%自动归档,强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入;符合国家政策要求,实现电子会计档案合规性管理;拥有灵活承接、持续迭代的能力,满足接收管理数电票的能力,及时应对变化。合思档案能够适应企业不断变化的需求,为企业提供长期、稳定的档案管理服务。

典型场景:法规遵循工具的广泛应用

合思档案作为一款法规遵循工具,在企业的多个典型场景中都有着广泛的应用。

在企业的日常财务核算场景中,合思档案可实现记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表等内部产生的会计资料,以及进项发票、销项发票、银行回单等业务层资料的全生命周期管理,包括智能采集、预归档、基础管理、档案服务等。它能够确保企业财务核算数据的准确性和完整性,为企业的财务管理提供有力支持。

在企业审计场景中,合思档案可提供辅助审计功能,拥有证据方案库,支持审计抽凭、穿行测试等。审计人员可通过系统进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作,实现档案外审在线化、可溯源。合思档案使得审计工作更加高效、便捷,提高了审计的质量和效率。

企业的业务人员在出差、招待等业务活动后,可通过合思档案实现报销的电子化,无需留存和上交纸质票据,流程更加便捷高效。同时,系统可自动完成发票的采集、验签、解析等操作,实现数电票全流程闭环管理。这一应用场景使得业务人员的报销工作更加轻松、快捷,提高了业务人员的工作效率和满意度。

在企业的档案借阅场景中,借阅人可在线查看档案信息,支持下载,管理员可对借阅过程进行透明化管理,一键到期催还,提高档案借阅的管理效率。合思档案使得企业的档案借阅管理更加规范、有序,提高了档案的利用效率。

成功案例:法规遵循工具的实力见证

众多企业的成功案例见证了合思档案作为法规遵循工具的强大实力。

某企业年单据量2.6亿,此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后,多系统采集数据,业务、财务数据应收尽收,自动匹配组装档案,会计凭证上下游单据树状结构呈现,档案管理电子化,借阅管理信息化,安全保障可追溯,简化装订流程,1分钟快速定位数据,减少打印与邮寄,实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效,数据指标显著提升。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业,存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后,实现了标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保,积极响应政策,整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年,释放1/3,纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状,如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。使用合思档案后,通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案,实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理,预估节省总体成本30W + /年,合规性管理达100%,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一,存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。采用合思档案的单套制管理方案后,以电子会计档案为核心,形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率,档案多维穿透查询,以电子借阅为主,简便高效。

市场定位与差异化优势:法规遵循工具的独特竞争力

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台,在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一,服务6000 + 企业客户,获得福布斯中国科技50强等荣誉,通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。作为一款法规遵循工具,它拥有强大的市场竞争力和良好的口碑。

合思作为专精特新企业,成立以来已累计融资超15亿元人民币,秉承以客户为中心的服务理念,分别在北京、杭州、南昌设立研发中心,并在全国22个城市设有直营服务网络,通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市,拥有强大的技术研发和服务支持能力。这使得合思档案能够为企业提供更加优质、高效的服务,满足企业不断变化的需求。

合思档案自主研发工具包,具有更加强大的数据获取、验签、解析能力,持续迭代、接口开放,能够更好地适应数电票管理要求的特殊性,满足企业对电子会计档案管理的需求。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装,实现不同档案类型归档接口配置化,企业可按自身管理需求自定义归档目录,具有高度的灵活性和可定制性,能满足不同企业的个性化需求。

展望未来:法规遵循工具的无限可能

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型,深度应用会计档案价值,为企业降本增效,提升管理效率和决策的科学性。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速,合思档案将不断创新和完善功能,持续迭代升级,以更好地适应市场变化和企业需求,为企业提供更加优质、高效的电子会计档案管理服务。

目前已有众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业选择合思档案,如广东某高校、中交集团、好想味等,这些成功案例证明了合思档案的可靠性和实用性。如果您的企业也想摆脱财务档案管理的困境,实现数字化转型,不妨选择合思档案这个法规遵循工具。现在,您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式与合思取得联系,开启免费试用,体验高效的电子会计档案管理之旅。

点击注册合思,免费试用 14 天,注册链接:http://www.hosecloud.com/

captaincaptain
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