在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为众多企业追求高效运营、提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，并成为第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是凭借自身的卓越实力入选北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上也面临着诸多挑战，而合思的出现，为其带来了全新的转机，尤其是在优化个人报销流程方面，取得了显著成效。
动力源业务背景与痛点剖析
- 数字化转型的困境
2011年，动力源便敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，积极投身其中，先后自建了费控系统、采购管理系统等一系列数字化工具。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂繁琐，系统之间的壁垒高耸，与预期的转型目标存在较大差距。 - 个人报销流程的操作难题
在动力源的日常运营中，多系统操作给员工的个人报销流程带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出现信息遗漏。而财务人员在处理报销数据时，更是苦不堪言。他们需要手工录入报销数据，发票的验真、查重等工作也只能依靠手工完成，这些基础工作占据了他们大量的时间和精力，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。 - 系统割裂与数据分散的困扰
系统的割裂导致数据分散在各个系统中，信息滞后严重。以报销信息为例，审批、预算、差标等关键信息分别分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，不仅效率低下，而且容易出现错误。 - 复杂业务下的报销难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这种广泛的业务覆盖面和复杂的报销模式，给个人报销流程带来了巨大的挑战。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐复杂。同时，不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的难度和复杂性。
合思解决方案：开启报销流程新篇章
- 系统集成：打破数据壁垒
合思深知系统集成对于优化个人报销流程的重要性。通过将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据流转的壁垒，使得各个系统之间的数据能够实现无缝对接，为个人报销流程的顺畅运行提供了坚实的基础。 - 无需报销：重塑消费与报销模式
合思推出的无需报销模式，彻底改变了动力源员工的个人报销流程。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，不仅提高了报销效率，还降低了人为错误的风险，让员工和财务人员都从繁琐的报销流程中解脱出来。 - 强大的系统连接能力：加速业务处理
合思费控系统具有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。这使得个人报销流程不再局限于单个系统，而是能够与企业的其他业务系统实现深度融合，为企业的整体运营提供更有力的支持。
解决方案实施步骤：稳步推进报销流程优化
- 系统集成先行
在实施解决方案的过程中，合思首先进行了系统集成工作。通过将动力源现有系统与合思费控进行数据同步，包括人员信息、订单数据等，为后续的流程优化奠定了基础。这一阶段的工作需要精细的规划和严格的执行，确保各个系统之间的数据能够准确无误地进行对接和传输。 - 逐步推广无需报销模式
在系统集成完成后，合思逐步推进无需报销模式的应用。为了让员工能够顺利适应新的消费和报销流程，合思加强了对员工的培训和指导。通过举办培训课程、发放操作手册等方式，帮助员工了解无需报销模式的优势和操作方法。同时，合思还建立了反馈机制，及时收集员工在使用过程中遇到的问题，并进行针对性的解决。 - 持续优化系统连接
系统连接的稳定性和流畅性是确保个人报销流程高效运行的关键。合思在实施过程中，持续关注各系统之间的数据互通情况，及时解决出现的问题。通过不断优化系统连接，确保数据能够在各个系统之间快速、准确地流转，为企业的财务数字化转型提供有力保障。
解决方案成果展示：个人报销流程全面升级
- 操作体验革新
通过多系统集成和数据互通，动力源员工的个人报销流程操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，减少了资金压力，同时也提高了工作积极性。 - 会计工作量缩减
会计人员的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。以往繁琐的手工录入、发票验真、查重等工作，如今都可以通过系统自动完成。会计人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中，为企业的发展提供更有力的支持。 - 员工体验提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费时，员工可以通过多渠道同屏比对，选择最优惠的消费方式，同时全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷和安心。 - 财务审批合规高效
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力，专注于更有价值的工作，为企业的财务管理提供更专业的服务。
动力源评价与反馈：认可合思解决方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间给出解决方案。他认为，双方的合作不仅仅是服务的开始，未来合思还将继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务的发展。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
行动号召：开启财务数字化新征程
众多像动力源这样的企业，在合思的助力下成功实现了财务数字化转型，尤其是在优化个人报销流程方面取得了显著成效。如果您的企业也面临着财务数字化的挑战，不妨选择合思，开启降本增效、合规经营和低碳运营的新征程。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其为企业带来的全新变革。
