在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的管理模式正经历着深刻的变革。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借国家认定厨房工业设计中心和“智能制造示范企业”的殊荣，在全球开设了超4000家高端品牌专卖店，于海内外建立了5大专业生产基地，拥有92家归档主体和6000多名员工。然而，如此庞大的企业规模背后，财务档案管理却面临着诸多挑战。
困境重重：金牌橱柜财务档案管理的旧疾
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整理之困
在传统的财务档案整理环节，会计档案犹如散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中，使得档案数据的利用变得异常艰难。财务人员不得不逐一打印各类资料，然后通过手工的方式进行匹配、组装、装订，最后上架存储。这一系列繁琐的操作不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误。 -
保管之难
按照规定，财务档案需临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理。在这个过程中，档案的流转和交接需要严格的手续和流程，稍有不慎就可能导致档案的丢失或损坏。 -
存储之虞
独立的档案室虽然能够集中存放纸质档案，但随着企业业务的不断发展，档案数量的急剧增加，档案室的空间压力也日益增大。同时，纸质档案的存储还面临着防潮、防火、防虫等诸多问题，增加了档案管理的成本和风险。 -
利用之繁
以纸质档案管理为主的模式，在档案的管理和利用方面存在着明显的弊端。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下且容易出现遗漏。这种传统的管理方式已经难以满足企业快速发展的需求。
合思妙方：财务档案管理解决方案
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统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先着眼于打破数据孤岛。通过整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这就如同将分散的珍珠串成了一条美丽的项链，让财务档案数据变得更加有序和易于管理。电子文件共享在这个过程中发挥了重要作用，使得不同系统之间的数据能够实现无缝对接和共享，大大提高了数据的利用效率。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
会计资料之间关系的搭建是合思解决方案的一大亮点。通过实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，使得财务数据与业务数据能够相互印证，为企业的决策提供更加准确和全面的支持。电子文件共享确保了业务数据和财务数据的实时同步，让企业管理者能够及时了解业务的财务状况，做出更加明智的决策。 -
数据共享，一站式查阅：便捷高效的档案管理
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，合思的解决方案实现了数据的一站式查阅。财务人员只需在系统中输入关键词，即可快速定位所需的档案信息，查阅便捷高效。电子文件共享使得档案数据能够在不同部门之间自由流通，提高了工作协同效率，减少了沟通成本。 -
银行回单无纸化：降本增效的利器
海量银行回单的管理一直是企业财务工作中的一大难题。合思通过自动采集、切割、组装银行回单，实现了全面无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，还减少了人工处理的时间和错误率，助力企业降本增效。电子文件共享确保了银行回单数据能够及时准确地传递到财务系统中，为企业的财务管理提供了有力支持。
步步为营：解决方案的实施之路
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沟通调研：了解需求
合思团队深知，要为金牌橱柜提供切实可行的解决方案，必须深入了解其业务流程和档案管理需求。因此，团队与金牌橱柜的相关部门进行了充分的沟通和协调，通过实地调研、访谈等方式，全面掌握了企业在财务档案管理方面的痛点和难点。 -
系统开发与配置：量身定制
根据调研结果，合思团队按照解决方案的设计，进行了系统的开发和配置。通过先进的技术手段，实现了凭证、单据等数据的统一存储和管理。在这个过程中，电子文件共享技术得到了充分应用，确保了不同系统之间的数据能够顺利整合和共享。 -
人员培训：掌握新技能
为了确保金牌橱柜的财务人员能够熟练掌握新系统的操作方法，合思团队对相关人员进行了系统的培训。培训内容包括系统的功能介绍、操作流程演示、实际案例分析等，通过理论与实践相结合的方式，让财务人员能够快速上手，提高工作效率。 -
推进无纸化：确保准确性
在银行回单无纸化的实施过程中，合思团队采取了逐步推进的策略。首先在部分业务中进行试点，确保数据采集和处理的准确性。在试点成功的基础上，再逐步扩大无纸化的范围，最终实现了全面无纸化管理。电子文件共享在这个过程中起到了关键作用，确保了银行回单数据的实时共享和准确传递。
成效显著：实施解决方案的硕果
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效率提升：时间成本大幅降低
通过合思的解决方案，金牌橱柜在财务档案管理方面取得了显著的成效。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。 -
成本节约：预估节省可观费用
无纸化管理和高效的档案管理模式，为金牌橱柜预估节省了总体成本30万+/年。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的经济效益。 -
合规保障：档案合规性达100%
合思的解决方案严格遵循相关法律法规和企业内部规定，确保了档案的合规性。档案合规性达到100%，为企业的稳健发展提供了有力保障。
高度赞誉：金牌橱柜的反馈之声
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案就像一场及时雨，有效解决了公司财务档案管理的难题。它提高了工作效率，降低了成本，让企业在财务档案管理方面实现了质的飞跃。
财务人员反馈，新系统操作便捷，数据查询和利用更加高效。电子文件共享让他们能够快速获取所需的信息，大大减轻了工作负担。
公司管理层认为，合思的方案提升了公司的财务管理水平，为公司的数字化转型提供了有力支持。通过与合思的合作，金牌橱柜在财务档案管理方面达到了合规降本的目标。
携手合思：开启财务数智化之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思推出的合思档案管理平台，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，能为企业提供全方位财务数智化服务。目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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