数电票时代，合思档案助力企业高效出差费用控制与档案管理

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度改变着企业财务档案管理的格局。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。

数电票的出现，要求企业在档案管理上做出重大变革。它需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还需写入财务入账信息。这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业在出差费用控制和档案管理方面面临诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题。对于出差费用控制而言，纸质票据的管理使得费用核算和分析变得困难重重。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，在出差费用相关的档案数据整理中，需要手动逐一匹配核对，耗费大量时间。业务人员在报销出差费用时，也觉得纸质票据流程繁琐，耗费时间。

高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高，同时需要大量的档案室和档案柜来存储。高隐形成本则体现在手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。高合规风险也是企业面临的一大问题，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。

领先方案 满足多元档案管理需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，如同一个万能工具箱，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，为出差费用控制提供了坚实的档案管理基础。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，能更好地适应企业出差费用相关档案的多样化管理需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保出差费用相关档案的准确性和完整性。

强大模块 彰显卓越数据处理能力

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，宛如一位贴心的档案管家，从智能采集到档案服务，全方位守护企业档案。

智能采集通过外部生态和内部多种方式实现多源采集。它支持接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于出差费用相关的档案数据，能够快速、准确地采集。同时，也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射让查阅更便捷，为出差费用的核算和分析提供了清晰的数据链条。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，方便企业对出差费用相关档案进行个性化管理。

核心亮点 凸显合规高效创新优势

在合规性方面，合思档案严格符合国家政策要求，满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求。同时提供业务检测，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为出差费用控制提供了合规保障。

高效性体现在百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在出差费用相关档案管理中，能够快速准确地查询和处理数据，提高工作效率。

创新性上，采用混序归档、分类归档等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，为出差费用相关的实物档案管理提供了创新的解决方案。

多元价值 赋能企业不同角色

对于 CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值。在出差费用控制方面，能够助力企业决策数智化，提升财务服务效率，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让出差费用相关档案管理变得更加轻松。

外部审计通过合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为出差费用的审计工作提供了便利。

典型场景 展现广泛适用灵活

在报销业务场景中，发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的数据可通过合思档案进行有效管理。实现档案关联规则梳理、证据链组装和完整性检测，对于出差费用报销流程进行了优化，提高了报销效率。

档案调阅场景下，合思档案支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，方便企业对出差费用相关档案进行查询和分析。

数电票管理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为出差费用涉及的数电票管理提供了一站式解决方案。

实物档案管理场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，对于出差费用相关的实物票据管理具有重要意义。

成功案例 见证显著应用效益

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量达 14W + ，单据总量达 50W + ，数据加载 30s，关联匹配 15min 等。在出差费用控制方面，也实现了更高效的管理和分析。

世界上最大的重型装备制造商之一面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。在出差费用相关档案管理上也取得了显著成效。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。为企业出差费用控制提供了有力支持。

中国最大的 K12 民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在问题，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。在出差费用相关档案管理中发挥了重要作用。

独特定位 凸显市场竞争优势

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技 50 强等荣誉，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证。与其他产品相比，合思档案自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。它提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，在电子会计档案管理的合规性、高效性和创新性方面具有显著优势，能更好地助力企业进行出差费用控制。

合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现 70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和 100%管理合规性。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然趋势。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将助力企业实现全面数字化，尤其是在出差费用控制方面发挥重要作用。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com。如果您想开启高效、合规的档案管理之旅，提升出差费用控制能力，欢迎通过多种方式联系我们，还可以免费试用合思档案，体验其卓越的功能和价值。