在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型显得尤为重要。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，实际效果与预期存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，合思为其量身定制了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的解决方案，为动力源的财务数字化转型带来了新的转机。
传统模式困局：企业费用监控难题凸显
在财务数字化转型之前，动力源面临着诸多业务背景下的现状与痛点，企业费用监控也陷入了困境。
大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，操作体验极差。财务人员则需要手工将报销数据录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工完成，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，严重影响了工作效率。
系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。
动力源的业务覆盖面广泛，报销模式复杂。由于主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，这进一步增加了报销的难度。
公司的组织架构复杂，各主体流程繁复。随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，企业费用监控也变得更加困难。
合思方案破局：重塑企业费用监控体系
针对动力源面临的诸多问题，合思提供了一系列行之有效的解决方案，全面重塑了企业费用监控体系。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让企业告别了多系统繁复操作的困扰。
在产品应用上，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保了消费的合规性。财务人员可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键即可完成归档，大大提高了财务工作的效率。
合思费控的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为企业费用监控提供了有力的支持。
方案实施有序：搭建企业费用监控桥梁
合思解决方案的实施过程有条不紊，为搭建企业费用监控桥梁奠定了坚实的基础。
首先，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够顺畅流通。这一步骤为后续的业务操作提供了准确的数据支持，使得企业能够更好地掌握各项费用的情况。
在商旅出行方面，引导员工使用合思商城进行因公消费，实现免垫资、免开票等操作。同时，系统对消费进行严格管控，确保每一笔消费都符合企业的规定。通过这种方式，不仅提升了员工的消费体验，也加强了企业对费用的监控。
利用合思费控的开放接口和自定义流程引擎技术，对接第三方系统，实现业务数据的跨系统同步应用。这使得企业能够打破信息壁垒，整合各方数据，为企业费用监控提供更全面、更准确的信息。
成果效益显著：企业费用监控成效初显
经过一段时间的实施，合思解决方案取得了显著的成果与效益，企业费用监控成效初显。
效率提升显著，员工报销周期由普遍的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了员工的满意度，也为企业节省了大量的人力成本。
多系统集成，数据互通，操作体验得到了全面革新。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。财务审批有了充分的依据，费控更加合规，结算更加统一，降低了基础工作压力，让财务人员能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，企业费用监控更加精准有效。
动力源高度评价：合思引领企业费用监控新未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思解决方案给予了高度评价：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在企业费用监控方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业的解决方案，帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用我们的产品，开启企业费用监控的新篇章。
