在数字化浪潮席卷全球的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化升级。这一系列举措标志着电子凭证开具端已基本完成数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题即将全面攻克，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台为企业提供了一套高效、智能的票据存档方案，助力企业实现财务档案管理的数字化转型。
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年、2011年在深交所中小板上市的红枣行业领军企业，也在这场数字化变革中积极寻求突破。接下来，让我们一起看看好想你在财务档案管理方面曾经面临的困境，以及合思档案为其提供的票据存档方案如何帮助企业实现了降本增效。
档案管理痛点多，好想你亟需票据存档方案
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着诸多难题，这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制。
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归档难题耗时费力
财务归档工作是一项繁琐且细致的任务，好想你在这一环节需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。工作人员需要逐一核对每一份文件，确保信息准确无误。然而，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。这种低效的归档方式不仅增加了员工的工作负担，还可能导致重要财务信息的缺失，给企业带来潜在的风险。 -
查找不便效率低下
纸质档案的查找受限于时间和空间的限制。当需要查阅某份档案时，工作人员往往需要花费大量时间在堆积如山的文件中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅浪费了宝贵的时间和精力，还可能影响到企业的决策效率。例如，在进行财务审计或处理紧急业务时，无法及时获取所需的档案信息，可能会导致工作延误，给企业带来不必要的损失。 -
管理成本居高不下
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要租赁专门的仓库来存放这些档案，同时还需要安排专人进行日常的管理和维护。随着企业业务的不断发展，档案数量也在不断增加，这进一步加剧了管理成本的上升。此外，纸质档案的保存还面临着火灾、水灾、虫害等自然灾害的威胁，一旦发生意外，可能会导致档案的损坏或丢失，给企业带来无法挽回的损失。 -
合规风险不容忽视
随着国家对企业财务管理的要求越来越严格，纸质档案管理办法已经无法满足企业的合规需求。纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。一旦出现数据丢失或泄露的情况，企业将面临严重的法律风险和声誉损失。因此，好想你迫切需要一套合规、安全的票据存档方案来解决这些问题。
合思档案出妙招，定制专属票据存档方案
针对好想你在财务档案管理方面的痛点，合思档案为其量身定制了一套全面的票据存档方案，从多个维度解决了企业的难题。
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打破数据壁垒，实现同源高效利用
合思档案打破了传统档案管理中数据孤立的局面，实现了数据的同源共享。通过该平台，财务人员可以一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需在不同的系统或文件中来回切换，大大提高了工作效率。例如，在进行报销审核时，财务人员可以快速查阅到相关的发票信息和报销单据，确保报销的真实性和合规性。这种高效的工作方式不仅节省了时间和精力，还减少了人为错误的发生，提高了财务管理的准确性和可靠性。 -
自动组装档案，助力审计便捷高效
在审计环节，合思档案提供了强大的支持。平台可以自动将相关的档案数据进行组装，形成完整的审计资料。内外审计人员可以以档案数据为标准，纸质数据为辅，进行快速、准确的审计工作。这种方式不仅提高了审计效率，还减少了对纸质档案的依赖，降低了档案管理的成本。同时，合思档案还提供了详细的审计日志和数据追溯功能，方便审计人员对审计过程进行跟踪和管理。 -
实物高效管理，精准定位轻松查找
为了解决纸质档案查找不便的问题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份纸质档案都有一个唯一的二维码，工作人员可以通过扫描二维码快速定位到档案的存放位置。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可获取对应的实物档案位置信息，实现了档案的快速查找和借阅。这种方式不仅提高了档案的管理效率，还减少了档案遗失的风险，确保了企业财务信息的安全和完整。
方案落地显成效，好想你畅享票据存档方案红利
合思档案的票据存档方案在好想你落地实施后，取得了显著的成效，为企业带来了实实在在的价值。
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人工耗时大幅减少
通过合思档案的自动化处理和高效查询功能，好想你在财务档案管理方面的人工耗时大幅减少。据统计，方案实施后，企业减少了90%的人工耗时，员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。这不仅提高了员工的工作效率和满意度，还为企业节省了大量的人力成本。 -
总部管理高效便捷
在总部接收和管理档案方面，合思档案也发挥了重要作用。方案实施后，总部接收档案的管理耗时减少了80%，实现了档案的快速集中管理。总部可以实时掌握各部门的档案情况，及时进行数据分析和决策，提高了企业的整体管理水平。 -
借阅管理省时省力
借阅管理是档案管理中的一个重要环节，合思档案为好想你提供了便捷的借阅管理功能。通过系统的预约和审批流程，借阅者可以快速完成档案的借阅和归还手续。同时，系统还可以实时跟踪档案的借阅情况，提醒借阅者及时归还档案。方案实施后，好想你在借阅管理方面的管理耗时减少了67%，提高了档案的利用率和流转效率。 -
综合成本显著降低
除了时间成本的节约，合思档案的票据存档方案还为好想你带来了显著的综合成本降低。通过减少纸质档案的使用和管理，企业预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅减轻了企业的经济负担，还符合国家倡导的绿色环保理念。
合思档案优势尽显，诚邀企业试用票据存档方案
合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，为企业提供了一套全面、高效、合规的票据存档方案。该平台能够实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
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