在数电票迅速扩张的时代浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。相关规划表明，2025年将实现数电票全覆盖，这无疑给企业的档案管理信息化建设敲响了警钟。在收票环节，多项政策明确了电子发票和电子凭证的法律效力，并要求实现电子发票的无纸化报销、入账、归档和存储；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点的全面覆盖。
然而，在纸电混合的当下，企业各层级人员都被传统档案管理的痛点所困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、存储空间占用大且档案数据难以有效分析利用的难题；财务人员则需应对档案数据量庞大、整理耗时、手动匹配核对工作枯燥繁琐的困扰；业务人员在出差、招待后的报销流程，也因纸质票据的存在而变得繁琐耗时。传统档案管理不仅存在着诸如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大等显性成本，还隐藏着手工装册归档重复性工作多、查询调阅不便导致数据无法有效利用等隐形成本，更存在电子会计凭证管理手段不足、纸质档案易受不可抗力损坏等合规风险。此外，企业在数字化转型过程中，虽然通过OA、资金等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然无法摆脱纸质文件和线下载体的束缚，难以保证档案的原生性，实现全面数字化更是难上加难。
那么，企业该如何应对这些挑战呢？合思的数字化档案平台为企业提供了一套综合解决方案，帮助企业摆脱传统档案管理的困境，实现数字化转型。
综合方案开启档案管理新时代
合思的数字化档案平台提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该平台广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，使档案数据之间建立起完整的勾稽关系。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，同时会计档案无需打印，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理范围，获得可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化，从而根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案从财务视角对档案证据链进行完整性检测，保障财务合规。可视化的规则引擎提供了不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并自动按照真实业务场景检测证据链的完整性。
核心功能凸显技术独特优势
合思数字化档案平台的核心功能亮点，充分展现了其强大的技术实力和独特性。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，平台提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，平台支持手动采集和自主补录，提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，该功能还提供关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，使财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。平台支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。该方案围绕财务数据文件及文件间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》相关要求。
多面收益助力企业全面提升
企业使用合思数字化档案平台能够获得多方面的显著收益。
在降本增效方面，平台帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，大大节约了纸张成本和整理成本。例如，合思数字化档案平台可帮助企业节约70%的纸张成本和75%的整理成本。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现了企业的全面数字化。
平台让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用，为企业决策提供了有力支持。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，企业的财务档案利用效率得到显著提高，财务档案数据价值得到深度挖掘。
典型场景彰显应用卓越表现
合思数字化档案平台在不同典型场景下都有着出色的应用表现。
对于CEO/高管而言，平台可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，通过数字化手段节约档案管理成本，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，平台能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，平台可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
在共享调阅场景中，平台满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。
成功案例见证实际显著效果
多个不同类型企业使用合思数字化档案平台的成功案例，充分展示了其实际效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思数字化档案平台通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，使企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟，大大提高了工作效率。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思数字化档案平台的单套制管理方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。
某企业档案管理现状低效，存在诸多档案管理痛点。合思数字化档案平台的数据集成方案打破了数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现了数据共享和全生命周期管理。成本效益对比显示，装订匹配耗时从每年66天减少到10天，利用耗时从每年30天减少到6天，打印成本从每年180000元降低到30000元，空间成本从每年143773元（每年递增）降低到22835元，预估节省总体成本30万 +/年。
中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等方面的档案管理低效问题。合思数字化档案平台的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思数字化档案平台能够为企业提供专业的解决方案，帮助企业解决档案管理难题，实现数字化转型和降本增效。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想摆脱传统档案管理的困扰，不妨免费试用合思数字化档案平台，开启企业档案管理的新篇章。
