在数字化浪潮奔涌的时代，电子凭证数字化转型正以不可阻挡之势重塑着财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单开启全面数字化时代。这一系列举措如同激昂的号角，宣告着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必由之路。它宛如一把精准的手术刀，不仅能够优化管理流程，成功突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能像一位精打细算的管家，有效降低单位运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。
在这风云变幻的财务数智化领域，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，犹如一颗璀璨的明星闪耀登场。合思是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业深挖更多净利润。其精心打造的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，在财务数智化领域占据着举足轻重的地位。
红枣巨头的财务归档困局
好想你健康食品股份有限公司，在食品行业堪称一颗耀眼的明星。它成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者，被誉为中国红枣上市第一股。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数。此外，它还拥有世界最有特色的红枣博物馆，更是河南省试点单位。
然而，即便如此辉煌的企业，在财务档案管理方面也面临着诸多痛点。首先是归档难题。在财务归档时，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要反复核对，每一个数据都要精准匹配，这无疑是一项繁琐且耗时的工作。而且，在如此庞大的纸质档案管理中，档案遗失的情况难以避免，一旦档案丢失，后续的查找和补救工作更是让人焦头烂额。
其次是查找缓慢的问题。纸质档案受限于时间和空间的双重约束。要查找一份档案，工作人员可能需要在堆积如山的档案库中翻找，耗费大量的时间和精力。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这对于企业的高效运营来说，无疑是一个巨大的阻碍。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要租赁专门的档案库房，购买档案存储设备，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。这些成本的叠加，让企业在财务档案管理方面的负担日益沉重。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法已经难以适应现代财务管理的要求。它无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在日益严格的监管环境下，这种管理方式很容易让企业面临合规风险。
合思妙手破解财务难题
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
数据同源打破信息壁垒
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源。在传统的财务档案管理中，不同类型的数据往往分散在不同的系统和文件中，难以进行有效的整合和利用。而合思档案通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行统一管理，实现了一键联查。财务人员只需在系统中输入关键词，就可以快速找到相关的所有数据，大大提高了工作效率。这种数据同源的方式，就像是为财务人员搭建了一座便捷的桥梁，让他们能够轻松跨越数据的鸿沟，高效地完成各项工作。
自动组装助力高效审计
合思档案实现了档案的自动组装，为审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以往需要花费大量时间和精力去整理和核对纸质档案。而现在，以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以直接在系统中查阅和分析档案数据，快速定位问题所在。这种方式不仅提高了审计效率，还减少了人为错误的发生。自动组装的档案就像是一本条理清晰的百科全书，让审计人员能够迅速找到所需的信息，为企业的合规运营提供了有力保障。
实物管理开启智能模式
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都有一个对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以在系统中快速查询到该档案的详细信息，并定位其在实物档案库中的位置。这种智能化的实物管理方式，就像是为档案库安装了一双精准的眼睛，让每一份档案都能被快速找到，大大提高了档案的查阅效率。
合作成果彰显数智力量
在采用合思的解决方案后，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的降本增效成果。
在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的档案整理和核对工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大减轻了财务人员的工作负担。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思档案的高效数据传输和处理功能，总部能够快速准确地接收和处理各分支机构的财务档案信息，提高了管理效率。
借阅管理耗时减少了67%。查阅者可以通过系统快速查询和借阅档案，无需再像以前那样在档案库中苦苦寻找。这不仅提高了借阅效率，还减少了档案的损坏和丢失风险。
预计每年减少综合成本20万元。这一成果不仅体现在人力成本的降低上，还包括档案存储和管理设备的费用减少。合思档案的应用，让企业在财务档案管理方面实现了真正的降本增效。
合思档案引领财务新未来
合思电子会计档案管理平台具有诸多显著的优势和价值。它实现了自动化归档，让财务人员告别了繁琐的重复性工作。档案利用便捷高效，只需轻轻一点，就能快速获取所需的档案信息。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
合思作为专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在财务数智化的浪潮中，合思电子会计档案管理平台无疑是企业实现智能化财务归档的得力助手。它就像是一艘引领潮流的巨轮，载着企业驶向财务数智化的新彼岸。
如果您也想体验智能化财务归档带来的便捷与高效，不妨免费试用合思电子会计档案管理平台，让合思陪伴您一起开启财务数智化的新篇章！
