在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也曾面临诸多挑战。而合思，凭借其专业的财务数字化解决方案，为动力源带来了新的转机，同时也凸显了会计档案电子化管理的重要性。
动力源：业务背景下的财务痛点困境
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。企业在发展过程中，逐渐暴露出一系列的财务痛点。
首先，整体流程复杂、系统壁垒高。多系统操作体验差，员工在提交申请单时，需要在各系统间来回切换，繁琐的操作让人苦不堪言。而报销数据需财务手工录入，发票验真、查重等基础工作占据了大量时间，不仅效率低下，还容易出现人为错误。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题严重。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，这对于企业的决策和管理带来了极大的不便。
再者，业务覆盖面广、报销模式复杂也是动力源面临的一大难题。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，进一步增加了财务管理的难度。在这样的情况下，会计档案电子化管理显得尤为迫切，它能够有效解决数据分散、信息滞后等问题，提高财务管理的效率和准确性。
合思方案：破解动力源财务难题密码
针对动力源的这些痛点，合思为其量身定制了一套财务数字化解决方案，其中会计档案电子化管理贯穿其中，为企业的财务管理带来了全新的变革。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让数据在不同系统之间顺畅流通，为会计档案电子化管理提供了坚实的数据基础。
在产品应用上，合思推出的无需报销模式，颠覆性重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，从源头上保证了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了财务工作的效率，还使得会计档案电子化管理更加便捷和高效。
此外，合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为会计档案电子化管理提供了强大的技术支持。
实施步骤：步步为营搭建财务新架构
合思解决方案的实施过程有条不紊，为动力源搭建了一个全新的财务架构，也为会计档案电子化管理的实现奠定了基础。
首先，将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据对接，实现基础信息和业务数据的同步。这一步骤是整个实施过程的基础，只有确保数据的准确和流畅，才能为后续的财务管理工作提供有力支持。
接着，针对商旅出行流程，设置好消费规则和审批流程。通过合理的规则设置，确保业务人员因公消费合规且财务操作高效。这不仅能够提高财务管理的效率，还能保证会计档案电子化管理的数据质量。
最后，不断优化系统连接，保障业务数据跨系统的顺畅流转和应用。随着企业业务的不断发展和变化，系统也需要不断地进行优化和调整，以适应新的需求。通过持续的优化，确保会计档案电子化管理能够持续发挥作用，为企业的财务管理提供长期的支持。
成果效益：财务转型带来的显著变革
合思解决方案的实施，为动力源带来了显著的成果和效益，也充分体现了会计档案电子化管理的价值。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度和工作积极性。同时，会计档案电子化管理使得报销数据能够及时、准确地记录和存储，方便了后续的查询和审计。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。通过自动化的操作和流程优化，财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，有更多的精力去做更有价值的工作。会计档案电子化管理减少了纸质档案的存储和管理成本，提高了企业的经济效益。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅提高了员工的工作效率，还降低了员工的经济压力。会计档案电子化管理使得员工的消费信息能够实时记录和跟踪，提高了财务管理的透明度和合规性。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作。会计档案电子化管理为财务审批提供了准确的数据支持，使得费控更加精准和有效。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和信赖。
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