在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，便一路披荆斩棘。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，还基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。差旅费用自动审核更是难以实现，在这样的困境下，动力源急需一个强大的解决方案来打破僵局。
转型痛点：数字化迷雾中的困局
-
多系统迷宫：操作体验与合规之殇
动力源在财务数字化转型过程中，首先遭遇的便是多系统操作带来的糟糕体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统间来回切换，就像在一座复杂的迷宫中寻找出口，浪费了大量的时间和精力。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也都依靠手工操作。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，差旅费用自动审核更是无从谈起。 -
数据孤岛：系统割裂下的信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，各个系统之间无法及时联动。这就好比是一个个孤立的岛屿，信息无法顺畅流通。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。差旅费用自动审核缺乏实时准确的数据支持，如同无米之炊。 -
业务复杂：报销模式的多重挑战
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了管理的难度。在这样复杂的业务环境下，差旅费用自动审核面临着巨大的挑战。 -
组织迷宫：架构复杂下的流程困境
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部与分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这一系列问题严重影响了财务数字化转型的进程，差旅费用自动审核在这样复杂的组织架构下难以有效实施。
合思方案：破局之钥
-
系统集成：打破数据孤岛的桥梁
合思针对动力源的问题，首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰。差旅费用自动审核也有了更加准确和全面的数据基础。 -
无需报销：开启员工幸福之旅
合思推出的无需报销模式，让动力源的业务人员迎来了福音。业务人员因公消费时可以免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，让差旅费用自动审核变得更加高效和准确。 -
强大连接：打通系统流转壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。差旅费用自动审核在系统的高效连接下，能够快速准确地完成。
实施步骤：步步为营
-
数据畅通：系统集成先行
在解决方案的实施过程中，首先进行的是系统集成工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够畅通无阻地流动。这是整个解决方案实施的基础，为差旅费用自动审核提供了坚实的数据支撑。 -
模式落地：引导员工适应
推动无需报销模式的落地是关键的一步。引导员工适应新的消费和报销流程，让员工在因公消费时能够享受免垫资、免开票的便利。同时，加强财务的统一对账和结算工作，确保整个流程的顺畅运行。差旅费用自动审核在新的模式下能够更好地发挥作用。 -
协同增效：系统连接发力
利用系统的连接能力，实现各系统间的数据联动和业务协同。让不同系统之间的信息能够实时共享，提高业务处理和数据统计的效率。差旅费用自动审核在系统的协同作用下，能够更加高效地完成审核任务。
转型成果：效率与效益双提升
-
效率飞跃：时间与成本的双重节约
实施解决方案后，动力源的效率提升显著。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。差旅费用自动审核的高效运行，让整个报销流程变得更加快捷。 -
员工体验：便捷与幸福的完美融合
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资。差旅费用自动审核让员工告别了繁琐的报销流程。 -
财务减负：合规与高效的新境界
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。差旅费用自动审核让财务工作更加轻松高效。 -
管理升级：全程管控与精准决策
在管理方面，实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。差旅费用自动审核为管理者提供了更加准确的决策依据。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
