归档系统最佳实践：合思档案引领电子会计档案管理新潮流

在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路，它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式的困境，还可降低单位运行成本与资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。并且，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精选出各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，这无疑为企业电子会计档案管理提供了极具价值的参考与借鉴。

市场洞察：电子会计档案的迫切需求

如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，唯有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能达成真正的数字化。

在当前经济环境下，企业面临着传统纸质档案管理的诸多难题。成本高、效率低、合规难等问题，让企业急需更高效的电子会计档案管理方案。随着企业数字化转型的深入推进，对财务数智化服务的需求与日俱增，电子会计档案管理成为企业提升财务管理水平的关键环节。归档系统最佳实践的探索与应用，正契合了企业的这一迫切需求。

痛点剖析：传统档案管理的困境

传统档案管理方式给企业带来了重重困扰，下面我们通过几个典型企业案例来一探究竟。
好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面存在诸多问题。归档工作耗时巨大，财务人员在归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找极为不便，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用。

COMMUNE幻师同样面临着成本高、效率低、合规难等痛点。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。

云南菜品牌连锁经营企业也深受传统档案管理之苦。纸质档案打印成本高昂，多地直营门店大量的收款回单和财务凭证都需要打印后归档。档案存储不仅耗费大量的档案盒、档案柜等资源，而且电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理上也存在诸多不便。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。存储环节，需要独立的档案室存放纸质档案。管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。这些传统档案管理的痛点，严重影响了企业的运营效率和财务管理水平，归档系统最佳实践的引入迫在眉睫。

策略解析：合思档案的整体解决方案

合思档案凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破了数据孤岛，整合了各类会计档案数据，实现了统一存储、管理和利用。

通过智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节，合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理。同时，它还提供自动化归档、自动关联匹配、多维检索、一站式预览等功能，大大提高了档案管理效率和利用价值。这种全面而高效的解决方案，正是归档系统最佳实践的生动体现。

功能揭秘：合思档案的核心模块

合思档案的功能蓝图独具特色。它能够实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。其电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行，预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等。

在业务层，涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，还包括核算系统的财务系统、资金系统、销售订单等。应用层则提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭等服务。

档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理进行精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用提供多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。此外，电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。这些丰富而强大的功能，为企业提供了归档系统最佳实践的有力保障。

优势突显：合思档案的竞争力

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术研发和资金支持能力。公司分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供广泛、及时的服务。

目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，这充分体现了合思丰富的行业应用经验和良好的市场口碑。合思档案的成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断升级和完善，始终紧跟政策和市场需求。这些优势使得合思档案成为归档系统最佳实践的首选。

案例见证：合思档案的实际成效

合思档案在实际应用中取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司通过合思档案，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，业财融合提升了80%，财务提效90%，节省打印、存储等总体成本30万/年。

金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。这些成功案例充分证明了合思档案作为归档系统最佳实践的卓越价值。

服务保障：合思的全方位支持

合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的服务。

公司提供从电子会计档案系统实施到后续维护、升级的一站式服务，确保客户能够顺利使用合思档案系统。针对不同行业、不同规模的客户，合思提供个性化的解决方案，满足客户的多样化需求。此外，还为客户提供培训服务，帮助客户的财务人员掌握合思档案系统的使用方法，提高工作效率。这种全方位的服务保障，为企业实施归档系统最佳实践提供了坚实的后盾。

综上所述，合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，能够帮助企业挖掘更多净利润。通过合思档案，企业能够实现降本增效、合规经营和低碳运营，满足企业数字化和绿色化协同转型的需求。其应用案例表明，合思档案能够有效解决企业在电子会计档案管理方面的痛点，提升企业的财务管理水平和核心竞争力。《电子会计档案实践案例集》更是为企业提供了极具价值的参考与借鉴，有助于进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

如果您也想体验归档系统最佳实践带来的高效与便捷，不妨免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新征程。