在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上的探索与实践，为众多企业提供了宝贵的借鉴。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，现实却不尽如人意，整体流程依旧复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距，发票审核效率也受到了严重影响。
转型痛点：发票审核效率的重重困境
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多系统操作羁绊，合规审核艰难
动力源在财务数字化转型过程中，面临着多系统操作体验差的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而对于财务人员来说，报销数据需要手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行。这种传统的审核方式，使得假票、错票、重票的情况难以避免，极大地影响了发票审核效率。同时，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，让他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。 -
系统割裂分散，信息滞后难题
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。信息的滞后性严重影响了企业的决策效率，也使得发票审核工作变得更加复杂和困难，发票审核效率难以得到有效提升。 -
业务模式复杂，稽核工作繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务审核的难度。在这种复杂的业务模式下，发票审核效率低下成为了企业面临的一大难题。 -
组织架构庞大，流程统一困难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，各主体的管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交出差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种混乱的流程不仅增加了员工的工作负担，也严重影响了发票审核效率。
合思方案：提升发票审核效率的良方
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系统集成：数据同步打通壁垒
合思在系统集成方面展现出了强大的专业能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，为提升发票审核效率奠定了坚实的基础。通过数据的实时同步，财务人员可以更快速地获取相关信息，减少了信息查找和核对的时间，从而提高了发票审核的速度和准确性。 -
无需报销：消费合规简化流程
合思的无需报销方案为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到了极大提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅简化了报销流程，还大大提高了发票审核效率。财务人员无需再进行繁琐的手工操作，只需对系统自动生成的结果进行审核和确认即可，节省了大量的时间和精力。 -
系统连接：开放接口打破孤岛
合思的系统连接能力非常强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。通过打破数据流转壁垒，实现了数据的流通和共享，使得发票审核工作能够更加顺畅地进行，进一步提升了发票审核效率。
实施步骤：有条不紊提升发票审核效率
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数据同步：整合基础与业务数据
首先，合思将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。这一步骤确保了基础数据和业务数据能够在合思费控平台上有效整合，为后续的业务流程数字化转型提供了数据支持。通过数据同步，财务人员可以在一个平台上获取到全面、准确的信息，减少了信息的重复录入和核对，提高了发票审核效率。 -
引导使用：数字化流程转型
接下来，合思引导员工使用合思费控的无需报销功能。从出差申请、消费到报销入账等环节，员工按照系统设定的流程进行操作。这种数字化的业务流程，不仅提高了工作效率，还规范了业务操作，减少了人为错误。员工在使用过程中，能够更加直观地感受到无需报销功能带来的便利，从而提高了对系统的接受度和使用积极性，进一步促进了发票审核效率的提升。 -
对接系统：打破数据孤岛
最后，利用Open API和自定义流程引擎技术，合思逐步实现与第三方系统的对接。通过打破数据孤岛，提高了数据的流通和利用效率。在发票审核过程中，财务人员可以更方便地获取到相关的业务数据，进行全面、准确的审核。同时，系统之间的协同工作也使得发票审核工作更加高效，大大提升了发票审核效率。
转型成果：发票审核效率显著提升
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操作体验革新，效率大幅提升
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这一显著的变化，不仅让员工感受到了工作的便捷，也提高了企业的整体运营效率。在发票审核方面，员工能够更快速地提交报销申请，财务人员也能够更高效地进行审核，发票审核效率得到了极大的提升。 -
成本节约，人员精力释放
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。合思的解决方案让财务人员从繁琐的基础性工作中解放出来，将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。在发票审核工作中，财务人员可以利用节省下来的时间，对发票数据进行深入分析，发现潜在的问题和风险，为企业的财务管理提供更有力的支持，进一步提高了发票审核效率。 -
员工体验优化，消费便捷合规
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在消费过程中更加便捷和合规。这不仅提高了员工的满意度，也减少了报销过程中的错误和纠纷，有利于提高发票审核效率。 -
财务审批有据，费控合规统一
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多的精力，可以将更多的时间和精力投入到发票审核的准确性和合规性上。智能制单功能减少了人为错误，提高了单据的质量，使得发票审核工作更加高效和准确，发票审核效率得到了显著提升。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
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