在当今企业财务数智化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明我国电子凭证改革正驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍亟待解决。
传统会计档案管理模式存在诸多困境。纸质档案受限于时间和空间，查找时需耗费大量时间，难以实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，不仅对空间和人力要求巨大，成本高昂，而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据安全可用，无法满足现代企业的管理要求。此外，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还造成了纸张的浪费。在企业财务审计工作中，这些问题会导致审计效率低下，增加审计成本和风险。解决这些问题，已经成为企业提升财务审计效率和质量的紧迫需求。
合思档案：数智财务领域的璀璨之星
合思创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业挖掘更多净利润。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
作为专精特新企业，合思发展势头强劲。成立以来，已累计融资超 15 亿元人民币。公司分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营。在企业财务审计方面，合思的强大实力为企业提供了坚实的后盾。
核心功能：全生命周期管理的智慧之钥
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节，具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著优势。
智能采集环节，合思档案通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），实现大文件自动切割、数电票自动化解析。这使得企业能够高效地采集各类会计档案数据，为后续的管理工作奠定基础。
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能。档案制档可智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。这一过程确保了档案的规范性和准确性，为企业财务审计提供了可靠的依据。
档案管理方面，合思档案能够实现精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。在档案利用环节，支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。这些功能使得企业在财务审计过程中能够快速、准确地获取所需档案信息，提高审计效率。
应用收益：成本、效率与合规的三重奏
企业使用合思档案后，能够获得多方面的显著收益。
在成本节约方面，自动化归档告别了重复性工作，档案数据同源且透明流转，便于监控和分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年总节约成本可达 338,910 元，涵盖打印成本、存储成本、档案室成本和人力成本等。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省，在企业财务审计中也能降低审计成本。
效率提升方面，多个案例显示企业的档案整理匹配效率、报销效率、财务提效等都有大幅提升。部分企业档案整理匹配效率提升 90%，报销效率提升 300%。在企业财务审计过程中，高效的档案管理能够大大缩短审计时间，提高审计工作的整体效率。
合规性保障是合思档案的重要优势之一。通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会 6 号文涵盖的电子原文件合规性管理。这为企业财务审计提供了合规保障，降低了审计风险。
场景应用：灵活适配，无处不在
合思档案在不同场景下都有着出色的应用表现。
在企业财务报销场景中，员工无需打印单据，通过合思档案实现线上报销，告别复杂流程，报销不再费神。无纸化为业务发展带来便捷，也为企业财务审计提供了清晰、准确的报销数据。
在企业审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。支持灵活的账户权限配置，审计人员可通过专用账号下载所需的电子源文件，高效合规。这使得企业财务审计工作更加高效、准确。
在企业日常档案管理场景中，可实现电子与实物匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，还能进行多维检索，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。这为企业财务审计提供了便捷的档案查询和管理方式。
在企业业财融合场景中，合思档案可打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、标准和管理，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这有助于企业财务审计全面了解企业业务和财务情况，提高审计质量。
客户案例：真实见证，成效显著
众多不同行业的客户成功案例，充分展示了合思档案在实际应用中的卓越效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。在企业财务审计中，这些成效有助于提高审计效率，降低审计成本。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。这为企业财务审计提供了更加高效、环保的档案管理方式。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达 100%。在企业财务审计中，这些数据体现了合思档案对审计效率和合规性的积极影响。
帆书仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。这一系列成效为企业财务审计创造了更有利的条件。
在当前企业财务数智化转型的关键时期，合思档案无疑是企业的明智之选。“未来财务用合思 让有限更有效”，合思能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案不断发展创新，2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，能为企业提供更优质的服务和解决方案。
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