在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为发展的必然趋势。以北京动力源科技股份有限公司为例，它成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司、全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，使得动力源在发展过程中面临着诸多财务数字化难题，而企业支出监控就是其中的关键一环。
转型前的困境：动力源的财务枷锁
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂，系统之间存在着高高的壁垒，与预期的效果相差甚远。
多系统操作体验差，手工录入合规难。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间来回切换，麻烦至极。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，企业支出监控更是无从谈起。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用的支付方式也各不相同。这进一步加剧了财务数字化管理的难度，企业支出监控成为了动力源亟待解决的难题。
合思方案：精准破局企业支出监控难题
合思为动力源量身定制了一套财务数字化解决方案，即合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台。该方案的应用场景丰富多样，包括无需报销、商旅出行、销售费用管理、预算管控、系统集成、报表分析等，为企业支出监控提供了全方位的支持。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，还将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，就实现了订单支出成本的实时归集和统计，让企业支出监控更加精准高效。
无需报销是该方案的一大亮点。业务人员因公消费时免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作极大地简化了报销流程，提高了企业支出监控的效率。
合思产品的连接能力也很强。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为企业支出监控提供了有力的技术支持。
方案落地：步步为营实现企业支出监控变革
合思与动力源展开财务数字化合作后，首先进行了系统集成。将HR系统和BPM系统的数据与合思费控同步，为后续的业务处理和企业支出监控奠定了基础。
在无需报销流程上，合思引导业务人员按照新的模式进行因公消费。业务人员在申请单审批通过后，可以在合思商城进行消费，财务人员则统一处理后续的对账、结算和凭证生成等工作。这种模式不仅提高了员工的消费体验，也加强了企业对支出的监控。
合思还持续优化系统。根据动力源的实际业务需求和反馈，对系统功能和流程进行调整和完善，确保系统的稳定性和适应性。通过不断优化，企业支出监控的效果也越来越好。
成果展现：企业支出监控成效显著
实施合思解决方案后，动力源取得了显著的成果。多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这一系列数据表明，合思的方案有效地提升了企业支出监控的效率，降低了成本。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅提高了员工的满意度，也加强了企业对支出的管控。
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，进一步提升了企业支出监控的质量。
管理实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让企业支出监控更加科学有效。
客户评价：合思方案值得信赖
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分说明了合思的方案得到了动力源的认可，也为企业支出监控提供了有力的保障。
行动号召：开启企业支出监控新征程
北京合思信息技术有限公司是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思能够帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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