在当今数字化浪潮迅猛发展的时代，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域快速扩张。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。从政策层面来看，数电票收票政策明确电子发票接收合法合规，开票方面全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。然而，因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被海量档案数据、繁琐的整理工作所困扰；业务人员也因报销纸质票据流程的繁琐而苦不堪言。此外，企业档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，比如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。正是在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业档案管理带来了新的解决方案。
整体方案：多场景适配的档案管理蓝图
合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，它由单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案构成，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的“数据宝库”。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，极大地提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，真正实现降本增效和绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案，则如同拥有了一个得力的助手。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松简单，同时提高了档案利用效率。
外部审计借助合思档案，实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：高效合规的档案管理利器
- 多源采集：灵活多样的数据入口
合思档案具备强大的多源采集功能。在接口互联方面，它可自主采集数据，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制了系统连接器，还支持自定义数据采集方案。在手动采集时，它支持多种便捷的手动数据补录方式，例如单张PDF大文件多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，为企业的数据收集提供了极大的便利。 - 智能制档：规则引擎驱动的高效组装
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装会计档案。它能够实现不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化，让制档过程更加透明高效。此外，字段映射功能让查阅更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。 - 双模式检测：保障档案合规安全
合思档案拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，确保档案的合规性和安全性。 - 档案管理：精准管控与灵活扩展
在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，为企业的档案管理提供了高度的灵活性和规范性。
实际案例：见证合思档案的卓越成效
- 某企业：业财一体与降本增效的典范
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，如数据加载仅需30s、关联匹配只需15min等。 - 集团型企业：标准化落地与低碳环保的实践
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。 - 某企业：统一储存与全生命周期管理的突破
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 - 民办教育集团：简化流程与多维查询的实现
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。
合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的实际效果，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思始终坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
如果您的企业也想解决档案管理难题，实现数字化转型和降本增效，不妨选择合思档案。您可以通过以下方式联系我们：我们在多地设有地点，包括北京、上海、杭州等；电话是400 – 105 – 6505；网站是www.hosecloud.com；还可以扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码进行咨询。现在，您可以免费试用合思档案，开启企业档案数字化流程的变革之旅。
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