在当今数字化浪潮席卷的时代，国家政策正大力推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），推动电子凭证全流程标准化、无纸化处理，这标志着会计管理模式迎来全面变革。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它有利于优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的深入，电子凭证全面数字化应用面临着凭证类型多、格式杂、协同难、易丢失等多重数字鸿沟，这些问题严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。
在这样的大背景下，企业面临着迫切的转型需求。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台——智能报销系统，在帮助企业财务数字化转型方面发挥着重要作用，助力企业挖出更多净利润。
经典零食巨头的财务困局
有一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌企业，其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。在管理方面，流程跨多个系统，显得繁杂且低效。
在财务核算上，该企业的差旅平台对账方案不够灵活，却有着较高的核算精细化管理要求。财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，然后人工记账，这样的操作方式使得财务人员难以释放自身的价值，智能报销系统的缺失让财务工作陷入低效的泥沼。
在成本管控方面，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，利润空间被不断压缩，急需智能报销系统来优化成本管理。
在会计档案管理上，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额人力物力的浪费。传统的管理方式已无法满足企业发展的需求，智能报销系统成为解决档案管理难题的关键。
合思量身定制智能解决方案
针对该企业面临的诸多财务痛点，合思为其提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”智能报销系统解决方案。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并通过业务审批后，可通过合思商城订购所需服务或通过 TMC 订购。合思商城和 TMC 分别会提供对账单，为后续的财务处理提供清晰的数据支持。
在财务核算、记账方面，通过对账结算中心，若选择线上统一开票，系统可自动拆分结算、自动记账；若选择线下统一开票，则进行线下结算、手工记账。这种灵活的处理方式，充分考虑了企业的实际业务需求，智能报销系统让财务核算更加高效准确。
在档案管理方面，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。该方案具有便捷申请的特点，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印；还能实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；同时支持多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。智能报销系统为企业的档案管理带来了全新的模式。
应用成果见证智能报销魅力
该企业应用合思的智能报销系统解决方案后，取得了显著的成果。
在成本节约方面，年度节约了 200 万 + 差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了 60%。智能报销系统成为企业降低成本、提升效率的有力武器。
在业财融合方面，实现了业财有机连接，达成电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。智能报销系统打破了业务与财务之间的壁垒，让企业的运营更加顺畅。
在数据采集与校验方面，智能报销系统打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。确保了数据的准确性和可靠性，为企业的决策提供了坚实的数据支持。
在线上线下一体化管理方面，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。智能报销系统让企业的会计档案管理进入了一个新的阶段。
合思的智能报销系统解决方案帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、业财融合和财务流程的数字化闭环管理，为企业的发展提供了有力支持。电子凭证会计数据标准的推广应用将着力推动电子凭证的全链无纸化，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。
随着数电票和智能化时代的到来，企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，更有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。
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