在当今数字化浪潮中，财务数智化已成为企业发展的必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润，在财务数智化领域崭露头角。
近年来，我国电子凭证改革驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已经到来。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到行业发展趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的报销信息整理等财务工作带来了全新的解决方案。
传统财务档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多难题，报销信息整理更是成为了一项繁琐且低效的工作。
以好想你为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。档案遗失的情况难以避免，一旦档案遗失，后续的报销信息整理和财务核查工作将变得异常困难。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，这使得报销信息整理工作变得混乱且低效。
云海肴的多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，这也给报销信息整理工作带来了极大的挑战。
金牌橱柜的会计档案散落各系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，流程繁琐。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，报销信息整理工作效率低下。
合思档案整体策略破局
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有效解决了电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题。在报销信息整理方面，全链无纸化让信息的传递和整理更加高效、准确。
合思档案以政策为导向，不断升级产品。推出全新“单套制”解决方案，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，为报销信息整理提供了更完善的解决方案。
通过流程的识别与优化，合思档案展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升。包括流程化、系统化、一体化、无纸化等阶段，让报销信息整理工作更加规范、有序。
合思档案核心模块揭秘
在功能蓝图方面，合思档案具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
智能采集涵盖外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），能够快速、准确地采集报销信息，为报销信息整理提供了丰富的数据来源。预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的信息进行初步处理和分类，便于后续的整理。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，确保报销信息的安全存储和有效利用。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为报销信息整理提供了全方位的支持。
在业务层上，内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统包含财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。这些丰富的业务信息都需要进行有效的报销信息整理，合思档案能够将这些信息进行整合和管理。
应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，为报销信息整理提供了更多的应用场景和工具。
档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，提高了信息采集的效率和准确性。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，让报销信息整理更加智能化、规范化。
合思档案竞争优势突显
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有强大的资金支持进行产品研发和升级。这使得合思档案能够不断优化功能，为报销信息整理提供更先进的技术支持。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这样广泛的服务网络能为客户提供更广泛、更及时的服务，确保在报销信息整理过程中遇到的问题能够得到及时解决。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。在报销信息整理方面，自动化归档能够快速准确地将报销信息进行整理和归档，提高了工作效率。
合思档案还可帮助企业节约成本。如一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，使用合思档案后年总节约成本可达338,910元。这对于企业来说，不仅提高了报销信息整理的效率，还降低了成本。
合思档案成功案例见证
众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的效益提升，报销信息整理工作也变得更加轻松高效。
好想你使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在报销信息整理方面，大大提高了工作效率，降低了成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。报销信息整理工作变得更加高效、环保。
云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，100%的合规降本。报销信息整理工作实现了全流程的数字化和规范化。
金牌橱柜使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。报销信息整理工作更加准确、高效。
合思服务体系保障
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为不同地区的客户提供及时、有效的服务。无论是在报销信息整理过程中遇到技术问题，还是需要业务指导，都能得到及时的响应和支持。
合思有专业的研发团队，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断对产品进行升级和优化，以满足客户不断变化的需求。随着企业业务的发展和报销信息整理需求的变化，合思档案能够不断适应和改进。
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。在报销信息整理方面，为企业提供了一站式的解决方案。
合思档案有完善的档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等，能为客户在财务档案管理的各个环节提供支持。无论是报销信息的采集、整理，还是后续的审计和分析，都能得到专业的服务。
合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现电子凭证全链无纸化，有效解决了传统财务档案管理的痛点，让报销信息整理工作变得更加轻松、高效。它帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，如好想你、COMMUNE幻师、云海肴等企业都在使用合思档案后取得了显著的效益提升。
合思作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其强大的技术实力、广泛的服务网络和丰富的成功案例，为企业提供了可靠的财务数智化解决方案。电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，助力企业实现有限资源的更有效利用。
