在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的档案管理面临着诸多挑战与机遇。以高新兴科技集团为例，这家上市公司，作为智慧城市物联网产品与服务提供商，展现出了强大的科技实力。每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。其员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，信息化系统有5个，年银行回单数10万 + 、发票数15万 + 、电子凭证量30万 + 。如此庞大的业务规模，使得档案管理成为了企业运营中不容忽视的重要环节。而合思提供的解决方案，犹如一把金钥匙，为高新兴科技集团打开了档案管理的新局面，也为企业实现高效的在线文件共享提供了有力支持。
迷雾重重：高新兴业务背景与痛点剖析
高新兴科技集团在业务不断拓展的过程中，档案管理方面的问题逐渐凸显。
首先是档案管理成本居高不下。在报销、采购付款等业务流程中，需要大量的打印、整理、装订及归档工作。这些工作不仅占用了库房的空间，还耗费了大量的人员管理成本。而且借阅流程及实物借出十分繁琐，极大地降低了工作效率。
其次，档案管理存在诸多隐患。电子源文件未得到合规保存，这显然不符合会计电子档案管理法规。同时，档案归档规范依靠人工控制，缺乏系统化的控制手段，存在合规性隐患。
再者，档案利用效率极为低下。目前公司想要查询相关发票、收付款凭据及其他附件，难度较大，需要耗费大量的人力。并且不能实现跨系统调阅，这在很大程度上限制了企业对档案信息的有效利用，难以满足企业在在线文件共享方面的需求。
精准施策：合思解决方案亮点纷呈
面对高新兴科技集团的档案管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提供了一系列针对性的解决方案。
– 低成本对接：打通数据壁垒
合思采用低开发成本的方式，对接各类异构系统。通过生成式接口自动采集档案数据，成功连接了NCC、U9、OA、CBS等系统。这种方式打破了不同系统之间的数据隔阂，为实现高效的在线文件共享奠定了坚实的基础。
– 自动制档：释放财务精力
合思实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测保障证据链完整，同时档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这一过程极大地释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 全场景利用：打破查询局限
合思构建了档案全场景数字化利用体系，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，真正实现了高效的在线文件共享，提高了企业对档案信息的利用效率。
落地生根：解决方案实施步骤详解
合思的解决方案在高新兴科技集团的落地实施，是一个有序且高效的过程。
首先，合思通过生成式接口自动采集高新兴科技集团各系统的档案数据。这一步骤实现了数据的互联互通，将原本分散在各个系统中的数据整合在一起，为后续的处理和利用提供了便利。
接着，对凭证数据进行自动匹配组装。利用业务检测保障证据链完整，并进行档案关联规则的可视化配置。这使得凭证数据能够按照一定的规则进行整理和关联，形成完整的业务链组合数据。
最后，构建档案全场景数字化利用体系。打破系统间的壁垒，实现一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。让企业员工能够在不同的系统中自由获取所需的档案信息，提高了工作效率，也为在线文件共享提供了有力的支持。
成效显著：实施方案成果与效益展现
高新兴科技集团在实施合思的解决方案后，取得了显著的成果与效益。
归档效率得到了极大的提升，提升幅度达到了90%。这意味着档案处理的时间大大缩短，企业能够更快地完成档案的整理和归档工作，为企业的运营提供了更及时的支持。
同时，为企业年节约成本30万 + 。这有效降低了企业的运营成本，让企业在资源利用上更加高效。这些成果充分体现了合思解决方案的有效性，也为企业实现更好的在线文件共享提供了有力的保障。
高度认可：高新兴评价与反馈彰显价值
高新兴科技集团对合思的解决方案给予了高度评价与积极反馈。
通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，做到了应收尽收。自动化制档提高了工作效率，让档案处理更加便捷高效。档案利用也变得更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。无纸化管理简化了业财流程，将业务时间归还给了业务人员，让他们能够更加专注于核心业务的开展。这一系列的优势，充分体现了合思解决方案在提升企业档案管理水平和实现在线文件共享方面的重要价值。
在当前的经济环境下，企业对于高效档案管理和在线文件共享的需求日益增长。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的实力和丰富的经验。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想让企业的档案管理更高效、更合规，不妨选择合思，现在还能免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
