在数字化浪潮的席卷下，企业的运营模式正经历着前所未有的变革。尤其是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业面临着全新的挑战。数电票的验签、解析以及XML格式存档要求，XBRL文件对财务入账信息的写入需求，都让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一“数字化凭证时代”。
然而，当前企业在档案管理方面可谓痛点重重。在纸电混合时代，企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困境。财务人员则需手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥繁复。业务人员报销纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。同时，企业还承受着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中，通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，无法保证档案原生性，难以实现企业全面数字化。
合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的档案管理方案。
量身定制：为不同角色打造专属方案
合思档案充分考虑到企业中不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务以及外部审计等提供了针对性的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。让企业高管能够从海量的档案数据中获取有价值的信息，为企业的战略决策提供有力支持。
对于归档员/财务来说，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。它使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。从此，财务人员无需再为繁琐的档案管理工作而烦恼。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。让财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是费用核算系统还是其他业务系统，都能与合思档案实现无缝对接，为企业的档案管理提供了强大的支持。
核心功能：铸就高效合规档案管理
合思档案具备多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等核心功能，为企业带来了高效管理和合规性保障。
多源采集功能支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。手动采集方面，支持对不满足系统集成要求的零散会计资料进行多种便捷手动数据补录，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过多源采集功能，费用核算系统中的数据能够快速、准确地被采集到合思档案中。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。同时，通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。费用核算系统中的凭证数据能够在智能制档功能的帮助下，快速完成匹配和组装，提高工作效率。
档案管理功能包括权限管理和档案目录扩展。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录支持自定义档案目录分类，对档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。这确保了费用核算系统中的数据能够得到安全、有效的管理。
档案应用功能实现电子与实物档案高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理等特色。费用核算系统中的数据可以通过档案应用功能进行全方位的应用和管理。
实战验证：多行业案例见证价值
合思档案在不同类型企业中都得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证总量达14W + 、单据总量达50W + ，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次、单据与单据关联次数达800亿次。费用核算系统与合思档案的结合，让该企业的档案管理工作焕然一新。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。费用核算系统在合思档案的支持下，能够更好地发挥作用，为企业的财务管理提供有力支持。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一，接口开放服务，应收尽收；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。费用核算系统与合思档案的协同，让该企业的档案管理工作更加高效、规范。
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。费用核算系统在合思档案的帮助下，能够更好地满足企业的财务管理需求。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，选择一款优秀的档案管理解决方案至关重要。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可借鉴其成功经验，选择合思档案开启高效档案管理之旅。现在就点击免费试用，体验合思档案为您带来的高效档案管理解决方案！
