在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的逐步推进以及电子凭证会计数据标准的正式发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在迈向全面数字化应用的道路上，仍面临着诸多数字鸿沟。
在此背景下，中国财政科学研究院等权威机构与北京合思信息技术有限公司携手开展研究，并发布了《电子凭证数智化无需报销绿皮书》。合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润，提供涵盖聚合商旅、费控报销等全方位的财务数智化服务，为企业解决电子凭证数字化转型中的难题提供了有效方案。
国民经典零食品牌的财务困局
有这样一家国民经典零食品牌，它在市场上畅销30余年，拥有覆盖全国的销售版图。庞大的业务规模使得其供应链错综复杂，多种销售渠道并行。在管理流程方面，涉及多个系统，操作繁杂且效率低下。
差旅管理方面，该品牌所采用的差旅平台对账方案缺乏灵活性。由于企业对核算精细化管理要求极高，财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，再进行人工记账。这种方式不仅耗费大量时间和精力，还难以充分释放财务人员的价值。
事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细和灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控目标。在会计档案管理上，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在会计档案处理法规日益严格的今天，该企业急需一种高效合规的解决方案。
合思定制化解决方案破局
针对该国民经典零食品牌面临的诸多难题，合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在消费环节，员工在进行差旅申请并通过业务审批后，可以选择在合思商城订购相关服务，也可以通过TMC进行订购。同时，系统会自动生成对账单，方便后续的核对工作。
财务核算与记账方面，合思提供了线上线下两种模式。线上模式下，通过对账结算中心，企业可以实现统一开票、自动拆分结算以及自动记账，大大提高了财务工作的效率。线下模式则是统一开票、线下结算、手工记账，满足了企业不同场景的需求。
在档案管理上，合思环节实现了L4级无需报销，具备共享受阅、混序装盒、自动制档等功能。其他TMC环节也实现了L3级无需报销，可录入发票等档案。该方案具有以下显著特点：
便捷申请：员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地简化了差旅流程。
同屏比价：统一开票、自动拆分对账，实现记账去人工化，提高了财务工作的准确性和效率。
多源采集：智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，符合会计档案处理法规的要求，保障了档案管理的合规性和安全性。
合思方案带来显著成效
合思的解决方案为该国民经典零食品牌带来了一系列显著的成果。
在成本节约方面，年度节约差旅费用达200万以上。该企业在合思商城的差旅消费占比从2023年3月的40%左右大幅上升到2024年2月的75%左右。这不仅体现了员工对合思平台的认可，也反映出平台在差旅管理方面的优势。
财务入账效率提升了60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，减少了人工操作的环节，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。在会计档案处理法规的约束下，高效准确的财务入账显得尤为重要。
合思方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。系统打通了12个系统，完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了会计档案的准确性和合规性。
同时，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
合思方案优势与电子凭证数字化转型展望
合思的解决方案帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、合规运营和低碳运营，为企业提供了有效的财务数字化转型路径。在会计档案处理法规不断完善的背景下，合思的方案能够确保企业的会计档案管理符合相关法规要求。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，电子凭证数字化转型将推动无需报销迈向L5级，实现全场景、全链路智能化无需报销。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
合思拥有强大的产品功能和服务能力，涵盖差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项功能。同时，合思还提供免费试用、灵活定价模式等服务，能够满足不同企业的需求。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨与合思联系，开启免费试用，共同踏上财务数字化转型之旅，拥抱电子凭证数字化转型的未来。
